Theo đó, UBND tỉnh yêu cầu UBND các huyện, thành phố thành lập Ban Chỉ đạo cấp huyện thực hiện tổng rà soát, kiểm tra việc lập hệ thống hồ sơ quản lý đất công ích do UBND cấp xã quản lý, sử dụng quỹ đất này và thực hiện nghiêm pháp luật đất đai,
Đồng thời, chỉ đạo Phòng Tài nguyên và Môi trường chủ trì, phối hợp với các phòng, đơn vị liên quan rà soát thực trạng việc bố trí, sử dụng kinh phí quản lý, sử dụng đất công ích trên địa bàn; trường hợp chưa đủ đáp ứng thì khẩn trương đề xuất UBND cấp huyện phân bổ để phục vụ yêu cầu nhiệm vụ quản lý.
Ngoài ra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ cho UBND các xã, phường, thị trấn tổ chức thực hiện việc điều tra, rà soát, thống kê chi tiết đến từng thửa đất; lập hồ sơ địa chính hoặc cập nhật biến động, chỉnh lý hồ sơ địa chính (Sổ địa chính đất công ích) trong hệ thống hồ sơ địa chính. Lập Đề cương, nhiệm vụ và bố trí kinh phí ngân sách địa phương đo đạc, lập hồ sơ quản lý đất công ích trên địa bàn cấp huyện trên tinh thần kế thừa dữ liệu của các dự án đo đạc, lập bản đồ địa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã và đang thực hiện, bảo đảm không trùng lặp nội dung đã thực hiện. Phối hợp với Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký các huyện, thành phố hướng dẫn các địa phương chỉnh lý biến động khi có quyết định thu hồi đất của cơ quan có thẩm quyền để sử dụng vào mục đích khác.
Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về việc chỉ đạo và lập hệ thống hồ sơ quản lý đất công ích và các loại đất nông nghiệp khác do UBND cấp xã quản lý, sử dụng; chịu trách nhiệm nếu tiếp tục để xảy ra vi phạm hoặc không xử lý kiên quyết các trường hợp vi phạm về việc quản lý, sử dụng quỹ đất nêu trên.
Cùng với đó, UBND các xã, phường, thị trấn thành lập Tổ công tác thực hiện rà soát, kiểm tra việc lập hệ thống hồ sơ quản lý đất công ích và các loại đất nông nghiệp khác do UBND cấp xã quản lý, sử dụng. Tổ chức rà soát, kiểm kê trên thực địa và hồ sơ địa chính để thiết lập danh mục về vị trí, diện tích loại đất, tình trạng sử dụng các loại đất để làm cơ sở quản lý chặt chẽ và xây dựng phương án sử dụng đúng mục đích để công khai, đấu giá theo quy định của pháp luật.
Đặc biệt, sau khi rà soát, mời các hộ dân có diện tích đất công ích ghi trong sổ sách nhưng không xác định được trên thực địa, thực địa sai khác so với sổ sách quản lý đến làm việc, đối thoại để làm rõ nguồn gốc, vị trí, diện tích đất các hộ dân đang quản lý, sử dụng; xác nhận thống nhất giữa thực địa và các loại giấy tờ lưu giữ tại địa phương tổ chức lấy ý kiến công khai, minh bạch tại thôn, bản, khu dân cư, tổ dân phố nơi có đất. Đối với những trường hợp có vướng mắc, kiểm tra, rà soát đề xuất UBND cấp xã thanh lý, xử lý những hợp đồng thuê đất đã hết thời hạn, những hợp đồng thuê đất chưa đúng thẩm quyền, chưa đúng thời hạn; diện tích đất do UBND xã quản lý nhưng để cho hộ gia đình, cá nhân sử dụng không đúng quy định.
UBND cấp xã chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, các giấy tờ có liên quan đối với thửa đất công ích và phải kê khai đăng ký đất đai đầy đủ với Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện. Trong quá trình quản lý có sự thay đổi chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách và công chức địa chính thì phải lập thủ tục bàn giao hồ sơ quỹ đất công ích cho cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ theo quy định.
Sở Tài nguyên và Môi trường chủ trì trong việc kiểm tra, đôn đốc quản lý quỹ đất công ích trên địa bàn tỉnh; có trách nhiệm khẩn trương xây dựng, thống nhất biểu mẫu, đề cương báo cáo chung cho toàn tỉnh. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc UBND các huyện, thành phố triển khai thực hiện Chỉ thị; kịp thời xử lý, chấn chỉnh các thiếu sót về chuyên môn trong công tác quản lý, sử dụng đất công ích ở các địa phương trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định pháp luật về đất đai.
