Ужесточить управление документооборотом и архивной работой в процессе организационной реструктуризации.

Кинхтедоти - Незаконное хранение, передача и уничтожение документов и баз данных документов строго запрещены; Не допускайте порчи и потери документов и баз данных документов в процессе организации аппарата...

Таково примечательное содержание служебной донесения Министерства внутренних дел № 414/BNV-VTLTNN от 19 марта, направленного в Народные комитеты провинций и городов республиканского подчинения об усилении руководства документационным и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы в соответствии с Заключением Политбюро № 127-KL/TW.

Категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов.

В документе четко указано, что в целях обеспечения бесперебойной и непрерывной работы с документами и архивами, а также обеспечения безопасного управления документами до, во время и после завершения реорганизации политической системы в соответствии с Заключением Политбюро № 127-KL/TW от 28 февраля 2025 года Секретариат и Министерство внутренних дел просят Председателя Народного комитета провинции или города республиканского подчинения безотлагательно руководить выполнением ряда неотложных задач по усилению управления работой с документами и архивами в процессе реорганизации аппарата местного самоуправления.

Во-первых , правильно и в полном объеме реализовать правовые нормы в области документов и архивов, соблюдая следующие требования: все документы и базы данных документов, образующиеся в ходе деятельности учреждений и организаций, должны управляться централизованно, единообразно и безопасно по каждому архиву; Документы и базы данных документов любого агентства или организации должны быть составлены и собраны в соответствии с архивами этого агентства или организации.

Осуществить закрытие архивов учреждений и организаций со дня прекращения их деятельности; Органы и организации, не издающие входящие в их компетенцию распорядительные документы, с даты вступления в силу решения компетентного органа о слиянии или прекращении деятельности.

До и во время организационного урегулирования документы и базы данных должны по-прежнему храниться в архивах Провинциального исторического архива и Архивах агентства (или в текущем месте хранения) административной единицы (ADU) до урегулирования.

В частности, категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов и баз данных документов; Не допускайте порчи и потери документов и баз данных документов в процессе организации аппарата.

Во-вторых , провинциальные исторические архивы отвечают за прием и координацию с руководителями учреждений, организаций и административных единиц с целью дальнейшего хранения на месте или временного хранения всех архивных документов и баз данных документов в провинции и передачи документов в соответствии со своими полномочиями по управлению новым учреждениям, организациям и административным единицам после реорганизации организационной структуры.

В-третьих , передача документов и баз данных документов после организационного оформления осуществляется в соответствии с правовыми нормами об управлении архивным делом.

В-четвертых , строго соблюдать правовые нормы по управлению и использованию печатей и сертификатов цифровой подписи для государственных услуг; Обеспечивать защиту государственной тайны, сохранность сведений, документов и данных при выполнении статистических работ, их упаковку, передачу, хранение и использование в процессе организации работы аппарата.

Положение о перечне идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений новых органов и организаций

В отношении Народных комитетов провинций и городов центрального подчинения Министерство внутренних дел просит председателя Народного комитета провинций взять на себя ответственность в качестве руководителя по осуществлению государственного управления архивами на местах в пределах своих задач и полномочий; Обеспечить сохранность документов и баз данных документов, находящихся в ведении контролирующих органов в соответствии с правовыми нормами, в процессе организационной реструктуризации. Срочно издать Директиву председателя провинциального народного комитета об усилении государственного управления документацией и архивным делом.

В то же время необходимо разработать план реорганизации государственных исторических архивов на уровне провинций в рамках Проекта по упорядочению и реорганизации административных единиц на всех уровнях и построению двухуровневой модели организации местного самоуправления, представить его компетентным органам для оценки и внедрения.

Сразу после завершения организационного мероприятия необходимо оперативно издать документ, в котором устанавливается перечень кодов идентификации документов, записей и текстовых обозначений вновь вводимых в управление органов и организаций; Дать указание руководителю нового агентства или организации получить документы и базы данных, находящиеся в его ведении; Глава новой низовой административной единицы получает документы в помещениях и на складах на территории управления, временно находящейся в ведении Губернского исторического архива.

При этом необходимо поручить подразделению, осуществляющему управление и эксплуатацию Системы, реализовать технические решения, обеспечивающие непрерывность и непрерывность документооборота и расчетно-кассовой деятельности подведомственных ему учреждений и организаций.

Министерство внутренних дел предложило усилить управление документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации политической системы (фото: VNA)

Разработать план по реализации Директивы председателя провинциального народного комитета.

По Министерству внутренних дел официальное донесение просит Председателя Провинциального народного комитета издать Директиву об усилении управления документацией и архивной работой в процессе реорганизации аппарата местной политической системы; Разработать план по реализации Директивы председателя провинциального народного комитета.

Одновременно поручить областным историческим архивам назначить должностных лиц для организации рабочих групп в учреждениях, организациях и подразделениях по приему, координации хранения документов на месте и разграничению базы данных документов в Системе; Поручить губернскому историческому архиву принять упреждающие меры по сбору постоянно хранящихся записей, которые были полностью отредактированы в учреждениях и организациях, являющихся источниками документов, представленных в губернский исторический архив.

В то же время рекомендовать председателю провинциального народного комитета выделить достаточные ресурсы для обеспечения сохранности документов и баз данных документов в помещениях и на складах, которые были подтверждены и опечатаны провинциальным историческим архивом, до их передачи ответственному управляющему органу или организации после реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационного мероприятия необходимо незамедлительно обратиться к председателю провинциального народного комитета с просьбой о выдаче перечня идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений учреждений и организаций, образованных после организационного мероприятия в сфере управления; Представить в провинциальный народный комитет проект по управлению и обработке документов учреждений и организаций до реорганизации аппарата; Взаимодействовать с отделом управления и эксплуатации системы для разработки плана передачи, интеграции документов и баз данных документов в Систему.

Утвердить передачу документов и баз данных документов учреждений и организаций до реструктуризации аппарата.

Для губернских исторических архивов Министерство внутренних дел предлагает назначить должностных лиц, которые будут руководить подсчетом, упорядочением, упаковкой, опечатыванием, подтверждением объема и состояния бумажных документов и документов на иных носителях информации (при наличии), приемом и координацией хранения на месте или временного централизованного хранения документов учреждений и организаций; Координировать действия с руководящим и операционным подразделением Системы для определения количества цифровых документов и разграничения базы данных документов в Системе каждого агентства, организации и административного подразделения.

Статистика всех документов и баз данных документов, хранящихся в настоящее время в губернском историческом архиве; Продолжать обеспечивать сохранность, целостность и удобство использования документов и баз данных документов в Провинциальном историческом архиве до тех пор, пока они не будут переданы компетентным органам и организациям после реорганизации организационной структуры. Обобщите количество, статус документов, базу данных документов и сообщите об этом в Департамент внутренних дел для предоставления отчета в Министерство внутренних дел.

Сразу после завершения организационного мероприятия необходимо оперативно: организовать и подтвердить передачу документов и баз данных документов органов и организаций до организационного мероприятия компетентному органу управления или организации после организационного мероприятия; Рекомендовать Министерству внутренних дел разработать планы и проекты по управлению и обработке документов и баз данных учреждений и организаций, которые были статистически проанализированы перед реорганизацией аппарата.

В то же время координировать работу с соответствующими учреждениями и организациями по организации реализации проектов и планов по управлению и обработке бизнес-операций для документов и баз данных, которые были статистически собраны до реорганизации аппарата; Сбор записей постоянного хранения, которые ранее были полностью отредактированы в учреждениях и организациях, являющихся источником документов, переданных в Провинциальные исторические архивы.

Зарегистрируйтесь, чтобы открыть новые или повторно открыть счета для организаций, руководителей и клерков.

Также в этом официальном сообщении Министерство внутренних дел требует, чтобы руководители учреждений, организаций и председатели районных и коммунальных народных комитетов несли ответственность за обеспечение сохранности документов и баз данных документов, находящихся в их ведении, в соответствии с правовыми нормами на протяжении всего процесса реструктуризации аппарата до тех пор, пока документы и базы данных документов не будут переданы в провинциальные исторические архивы и компетентные учреждения и организации после реструктуризации аппарата.

Одновременно поручить подразделениям и отдельным лицам составить и упаковать записи и документы по выполненным работам, а также записи и документы по незавершенным работам; Поручить подразделениям и отдельным лицам обобщить и составить перечень незавершенной работы учреждений и организаций; К письму прилагаются записи и документы, упакованные отдельно и переданные в архив агентства.

Руководство архивами статистического агентства, упаковка документов в архивах и руководство подразделениями и отдельными лицами по сбору и упаковке непредставленных записей и документов в архивах; Получать записи и документы от подразделений и отдельных лиц и собирать их в помещениях и на складах для централизованного хранения. Одновременно организовать необходимые складские помещения, оборудование и людские ресурсы для защиты и надежного хранения документов до момента их передачи в управление компетентному органу или организации после реорганизации аппарата.

Председатель районного народного комитета поручает Департаменту внутренних дел давать рекомендации по организации складов и необходимого оборудования для сбора и безопасного хранения документов специализированных учреждений, подчиненных районному народному комитету; Организовать охрану документов силами безопасности до момента их передачи в компетентный орган или организацию для управления после реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационного оформления руководитель нового агентства, организации или административного подразделения должен незамедлительно направить на регистрацию открытия или повторного открытия счетов организации, руководителя или документооборотного подразделения в Системе для обеспечения выдачи и получения документов; Зарегистрируйтесь для выдачи печатей и сертификатов электронной цифровой подписи для оказания специализированных государственных услуг в соответствии с нормативными актами...

Статистика, опечатывание, хранение документов

В отношении архивов учреждений Министерство внутренних дел требует, чтобы архивный отдел учреждения или лицо, назначенное для ведения архива в учреждении, организации или подразделении, руководили подразделениями и отдельными лицами по составлению, упаковке документов и файлов и заблаговременной передаче их в помещение или на склад для централизованного хранения; подготовить склады и необходимые условия для надежного хранения документов, полученных от подразделений и частных лиц; Собирать, опечатывать и надежно хранить документы в офисе или на складе учреждения или организации до тех пор, пока они не будут переданы в Провинциальный исторический архив или компетентному учреждению или организации после реорганизации организационной структуры.

Одновременно согласовывать с руководством и операционным подразделением Статистической системы количество документов и баз данных документов учреждений и организаций в Системе; Принимать и отдельно хранить записи и документы по незавершенным работам согласно перечню; Сохраните в файле или скомпилируйте, отдельно упакуйте записи, предназначенные для постоянного хранения, которые были полностью отредактированы ранее.

Предоставьте упакованные документы и список незавершенных работ в их первоначальном состоянии.

Министерство внутренних дел требует от государственных служащих, работников государственных учреждений и рабочих предоставлять статистические данные и пакет записей и документов по выполненным и невыполненным работам. Для незаконченных работ необходимо составить список и четко указать наименование работы, имя лица, назначенного для ее обработки, количество имеющихся документов и крайний срок ее обработки (если таковой имеется).

Предоставить исходный статус упакованных файлов, документов и список незавершенных работ по Системе в архив учреждения или подразделения, либо лицу, ответственному за сбор документов в процессе организации аппарата.

Сразу после завершения организационных мероприятий необходимо оперативно согласовать с Архивом Агентства и подразделением, управляющим и эксплуатирующим Систему, передачу записей и документов по незавершенной работе подразделению или лицу, ответственному за продолжение ее обработки.

Закрытие счетов организаций и физических лиц для учреждений и организаций, прекративших свою деятельность

Министерство внутренних дел требует от подразделения, управляющего и эксплуатирующего Систему, определить и разграничить объем документов и баз данных документов в Системе по каждому счету агентства, организации и отдельного лица. На основании перечня незавершенных работ определить объем данных и составить перечень счетов организаций и лиц, имеющих незавершенные работы; Подготовьте план передачи по указанию.

В то же время собирать статистические данные и предоставлять отчеты в провинциальный народный комитет и Министерство внутренних дел о системе кодов идентификации документов, кодов дел и условных обозначений документов, используемых в настоящее время в Системе, чтобы они служили основой для установления кодов идентификации документов, кодов дел и условных обозначений документов учреждений и организаций после реорганизации организационной структуры в унифицированном, синхронизированном порядке, избегая дублирования.

Незамедлительно после завершения организационного урегулирования необходимо незамедлительно закрыть счета организаций и физических лиц для учреждений и организаций, прекращающих деятельность непосредственно после принятия решения об организационном урегулировании; В то же время открывать счета для новых агентств, организаций и частных лиц, обеспечивая связь с ранее связанными документами и базами данных документов.

В частности, Министерство внутренних дел предлагает разработать план использования документов и баз данных документов в Системе для удовлетворения неотложных потребностей учреждений, организаций и отдельных лиц в процессе реструктуризации аппарата.

Источник: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html