Меры по обеспечению документооборота и архивирования при организации работы организации.

Огромная нагрузка

В настоящее время нагрузка на архивариусов Провинциального исторического архива (56 Нгуен Тьен Туат, район Тантьен, город Нячанг) очень велика. Люди постоянно берут записи для эксплуатации; люди тщательно подготавливают каждый лист бумаги для разрезания, чтобы использовать его в качестве подложки для архивных документов; Поисковик документов для онлайн-копирования и аутентификации документов. Оставшийся персонал был мобилизован для руководства редактированием и размещением документов.

Рабочая группа Департамента государственных записей и архивов провела обследование района Тань Тьен, март 2025 г.

В отделении Тань Тьен, хотя и имеется отдельный склад для временного хранения документов, объем инвентаря, который необходимо передать на склад для передачи, также очень велик, а сотрудники отделения не владеют этой профессией. По данным отчета городского управления внутренних дел. В Нячанге в конце 2024 года городские департаменты и управления, работающие на межведомственной территории, должны переместить свои штаб-квартиры для передачи площадки под строительство Административного центра города. Нячанг. За исключением отредактированных файлов, разложенных на полках, оставшиеся файлы и документы упаковываются в пакеты, коробки и хранятся во многих местах. Большинство государственных служащих и работников государственных органов одновременно работают в канцелярии и архивах, но не обладают достаточными знаниями и навыками в своей профессии, поэтому управление и хранение записей не соответствуют установленным нормам. Хотя районный народный комитет отвечает за организацию складов для сбора и хранения документов, после окончания операции он не может управлять этими складами, а также не может организовывать фонды для содержания и безопасного хранения документов.

Г-жа Во Тхи Туй Нга, директор Провинциального исторического архивного центра, сообщила, что в настоящее время Провинциальный исторический архив не имеет специализированного склада, провинция организовала временный склад по адресу Нгуен Тьен Туат, 56, площадью ^{279 м2} . Центр оцифровал 62 154 файла документов Провинциального народного комитета (с июля 1989 по 1996 год), 59 615 файлов документов Провинциального совета по соревнованиям и вознаграждениям; В настоящее время хранятся 163 коллекции документов с более чем 1256 м полок с документами, что эквивалентно 43 539 записям и бумажным документам, имеющим непреходящую ценность. До настоящего времени в областном историческом архиве не было места для приема поступивших документов, поэтому провинции необходимо уделить внимание организации дополнительных архивов для удовлетворения потребности в централизованном хранении документов после реструктуризации аппарата. У провинциальных агентств также имеется много файлов за 2016 год и более ранние годы, которые не были полностью отредактированы и в настоящее время упаковываются и хранятся в архивах агентств. На районном уровне документы объединенных подразделений накапливаются и хранятся на складах и в офисах; В некоторых районах еще не организованы централизованные хранилища. После завершения мероприятий на уровне округа централизованное хранение по-прежнему сталкивается с трудностями с точки зрения затрат на обслуживание, защиты склада и человеческих ресурсов для использования документов после их упорядочивания из-за отсутствия редактирования. На уровне коммун ситуация аналогичная. Во всей провинции только 12/129 коммун, районов и городов завершили редактирование документов.

Усилия по выполнению задачи

В марте 2025 года рабочая делегация Департамента государственных документов и архивов (Министерство внутренних дел) работала в Кханьхоа над вопросами управления документами и архивами в процессе реорганизации аппарата политической системы. После полевого обследования делегация пришла к выводу, что трудности Кханьхоа характерны для многих населенных пунктов по всей стране. Делегация предоставила рекомендации по разработке плана управления и обработки документов и баз данных до, во время и после административного устройства; Инструкции по статистике, упаковке, опечатыванию, передаче документов, зонированию данных в системе и мерам по обеспечению сохранности архивных документов, информационной безопасности...

Склад по адресу Нгуен Тьен Туат, 56 заполнен.

Г-н Во Чи Выонг, директор Департамента внутренних дел, сообщил, что департамент предложил Департаменту государственных записей и архивов продолжить руководство и устранение препятствий для провинции. Одновременно рекомендовать Народному комитету провинции издать Директиву № 04 от 10 апреля 2025 года об усилении управления документооборотом и архивным делом в провинции в процессе реструктуризации аппарата; реорганизовать административные единицы. Соответственно, документы и базы данных любого агентства или организации должны быть составлены и собраны в соответствии с архивами этого агентства или организации. Органы и организации обязаны закрыть архивы своих подразделений со дня прекращения их деятельности; Не выдавать распорядительные документы по доверенности с даты вступления в силу решения компетентного органа об организационной структуре. До, во время упорядочения организационного аппарата, упорядочения и реорганизации административных единиц документы и базы данных должны по-прежнему храниться в губернском историческом архиве и ведомственных архивах (или по месту их хранения) административной единицы до упорядочения. Категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов и баз данных документов; порча, распыление, утрата документов и баз данных документов в процессе организации аппарата. Передача документов и баз данных документов после организационной реструктуризации должна осуществляться в соответствии с нормативными актами. Строго соблюдать правила управления и использования печатей и цифровых сертификатов для государственных услуг; Защищайте конфиденциальность информации о документах и ​​базах данных документов во время статистики, упаковки, передачи, хранения...

НГУЕН ВУ

Источник: https://baokhanhhoa.vn/xa-hoi/202504/no-luc-dam-bao-cong-tac-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-0f55d28/