Бухгалтеры, специалисты по кадрам и работники должны знать

Краткое изложение некоторых важных правил и ответов о закрытии книг социального страхования в 2023 году, на которые следует обратить внимание бухгалтерам, кадровикам и сотрудникам.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Ответственность за закрытие книг социального страхования для сотрудников

В соответствии со статьей 48 Трудового кодекса 2019 года при расторжении трудового договора предприятие и работник несут следующие обязанности:

- В течение 14 рабочих дней со дня расторжения трудового договора обе стороны обязаны полностью выплатить все суммы, связанные с правами каждой из сторон, за исключением следующих случаев, срок которых может быть продлен, но не более чем на 30 дней:

+ Неиндивидуальные предприятия прекращают свою деятельность;

+ Предприятия меняют структуру, технологию или по экономическим причинам;

+ Разделить, отделить, объединить, консолидировать; продажа, аренда, преобразование вида бизнеса; передача права собственности и права пользования имуществом предприятий и кооперативов;

+ Из-за стихийных бедствий, пожаров, вражеских нападений или опасных эпидемий.

- Заработная плата, социальное страхование, медицинское страхование, страхование по безработице, выходное пособие и другие выплаты работникам в соответствии с коллективными трудовыми договорами и трудовыми контрактами подлежат выплате в первую очередь в случае прекращения деятельности предприятия или кооператива, его ликвидации или банкротства.

- Предприятия имеют следующие обязанности:

+ Провести процедуру подтверждения периода уплаты взносов социального страхования и страхования по безработице и вернуть его вместе с оригиналами документов других работников, если они сохранились на предприятии;

+ Предоставлять копии документов, связанных с трудовым процессом сотрудника, по запросу сотрудника. Расходы на копирование и отправку документов оплачивает предприятие.

Таким образом: На основании вышеуказанных положений при расторжении трудового договора предприятие обязано подтвердить период уплаты взносов социального страхования и страхования по безработице (или, по сути, закрыть книжку социального страхования) за работником.

Поэтому бухгалтерам и кадровикам предприятий необходимо обратить внимание на данное положение для проведения необходимой работы по закрытию книжки социального страхования для работников, расторгающих трудовые договоры.

Могут ли работники самостоятельно закрыть свои книжки социального страхования?

В соответствии со статьей 48 Трудового кодекса 2019 года предприятия обязаны самостоятельно оформить документы, подтверждающие период уплаты взносов на социальное страхование и страхование по безработице, и возвратить их вместе с оригиналами других документов, если они были удержаны предприятием у работника.

Кроме того, пункт 5 статьи 21 Закона о социальном страховании 2014 года также устанавливает, что предприятия обязаны согласовывать с Агентством социального страхования вопросы возврата работникам книжек социального страхования, подтверждения периода уплаты взносов социального страхования при расторжении работниками трудовых договоров, контрактов на выполнение работ или увольнении с работы в соответствии с положениями закона.

Таким образом, можно увидеть, что закрытие книги социального страхования является обязанностью предприятия и осуществляется при координации со стороны органа социального страхования.

Таким образом, сотрудники не могут закрыть свои книжки социального страхования в агентстве социального страхования после увольнения с работы, независимо от того, уволились ли они законно или внезапно, а должны вернуться в свою старую компанию, чтобы попросить их завершить процедуры закрытия своих книжек социального страхования.

Штрафы для предприятий, которые не закрывают книги социального страхования для своих сотрудников

В соответствии со статьей 12 Декрета 12/2022/ND-CP к предприятиям, не выполнившим процедуры подтверждения периода выплаты социального страхования и страхования по безработице за работников после расторжения трудового договора в соответствии с положениями закона, будут применяться следующие штрафные санкции:

- От 2 до 4 миллионов донгов за нарушения, в которых задействовано от 1 до 10 сотрудников;

- От 4 млн до 10 млн донгов за нарушения с участием от 11 до 50 работников;

- От 10 млн до 20 млн донгов за нарушения, затрагивающие от 51 до 100 работников;

- От 20 млн до 30 млн донгов за нарушения, затрагивающие от 101 до 300 работников;

- От 30 до 40 миллионов донгов за нарушения, в которых задействовано 301 или более сотрудников.

Кроме того, предприятия также обязаны пройти процедуры по подтверждению периода уплаты социального страхования и страхования по безработице за своих сотрудников в соответствии с нормативными актами.

Что делать сотрудникам, если компания не закрывает книжку социального страхования?

В соответствии со статьей 18 Закона о социальном страховании 2014 года работники имеют право требовать от компетентных органов, организаций и лиц пересмотра решений и действий органов, организаций и лиц, если имеются основания полагать, что такие решения и действия нарушают законодательство о социальном страховании и ущемляют их законные права и интересы.

Таким образом, в случае, если работник расторг трудовой договор, а предприятие не закрыло ему/ей книжку социального страхования в соответствии с установленными правилами, работник должен в первую очередь обратиться на предприятие и попросить предприятие закрыть ему/ей книжку социального страхования.

Если предприятие по-прежнему не закрывает книжку социального страхования в соответствии с правилами, работник может подать жалобу Главному инспектору Департамента труда, инвалидов войны и социальных вопросов по месту нахождения предприятия для урегулирования в установленном порядке.

Порядок закрытия книг социального страхования 2023 г.

Согласно Решению 595/QD-BHXH от 2017 года работодатели обязаны закрывать книги социального страхования в следующем порядке:

Шаг 1: Сообщить о сокращении рабочей силы

Перед проведением процедуры закрытия социального страхования работодателю необходимо провести процедуру уведомления о сокращении штата.

- Согласно статье 23 Решения 595/QD-BHXH, досье для сообщения о сокращении труда включает в себя:

+ Форма декларации для корректировки информации о социальном страховании и медицинском страховании (Форма TK1-TS)

+ Форма декларации для подразделения по корректировке информации по социальному страхованию и медицинскому страхованию (Форма TK3-TS);

+ Список работников, участвующих в социальном страховании, медицинском страховании, страховании от несчастных случаев, несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (форма D02-TS);

+ Информационный список (Форма D01-TS);

+ Действующая карточка медицинского страхования работника (1 копия на человека);

- Работодатель направляет файл уведомления о сокращении рабочей силы непосредственно в орган социального страхования, в котором он участвует, или отправляет его по почте.

- После успешного сообщения об уменьшении размера социального страхования вы можете приступить к закрытию книги социального страхования.

Шаг 2: Закройте книгу социального страхования

- Согласно статье 23 Решения 595/QD-BHXH, документами для процедуры закрытия страховой книги являются:

+ Декларация об участвующей единице, корректировка информации о социальном страховании и медицинском страховании (форма TK3-TS);

+ Список работников, участвующих в социальном страховании, медицинском страховании, страховании по безработице, страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (форма D02-TS).

+ Информационный список (Форма D01-TS).

+ Книга социального страхования

+ Листовки по социальному страхованию.

+ Решение о расторжении трудового договора (или иные документы, связанные с расторжением трудового договора).

+ Действующая карточка медицинского страхования работника (1 копия на человека);

- Работодатель подает заявление на закрытие книги социального страхования в орган социального страхования, в котором он участвует, или направляет его по почте.

Время закрытия книги социального страхования

Согласно пункту 1 статьи 48 Трудового кодекса 2019 года в течение 14 рабочих дней со дня расторжения трудового договора стороны обязаны в полном объеме выплатить все суммы, связанные с правами каждой из сторон, за исключением следующих случаев, срок которых может быть продлен, но не более чем на 30 дней:

- Работодатель не является физическим лицом, прекращающим деятельность;

- Работодатель меняет структуру, технологию или по экономическим причинам;

- Разделять, отделять, объединять, консолидировать; продажа, аренда, преобразование вида бизнеса; передача права собственности и права пользования имуществом предприятий и кооперативов;

- Из-за стихийных бедствий, пожаров, вражеских нападений или опасных эпидемий.

Так, согласно нормативным актам, срок закрытия страхового книжки не будет превышать 14 дней, а в особых случаях, предусмотренных пунктом 1 статьи 48 Трудового кодекса 2019 года, максимальный срок закрытия страхового книжки не будет превышать 30 дней.

Источник