TKV là Tập đoàn kinh tế sản xuất đa ngành với các lĩnh vực chính gồm: Than, khoáng sản, điện, vật liệu nổ công nghiệp, cơ khí… Để đáp ứng yêu cầu sản xuất, kinh doanh của các lĩnh vực trên, hàng năm, các đơn vị trực thuộc TKV phải sử dụng một khối lượng rất lớn vật tư, phụ tùng bao gồm hàng trăm ngàn danh mục chủng loại và giá trị lên tới hàng nghìn tỷ đồng. Chính vì vậy, công tác quản lý vật tư đóng vai trò rất quan trọng với TKV đồng thời có ảnh hưởng lớn, trực tiếp đến giá thành, hiệu quả sản xuất kinh doanh của các đơn vị và Tập đoàn.
Theo quy trình do TKV ban hành, công tác quản lý vật tư tại các đơn vị trong Tập đoàn sẽ gồm nhiều khâu, nhiều công đoạn, bắt đầu từ khâu lập kế hoạch nhu cầu vật tư đến quy trình mua sắm, quản lý kho, theo dõi định mức, vận chuyển vật tư; thu hồi – tái sử dụng vật tư, nhượng bán vật tư phế liệu. Ngoài ra, Tập đoàn cũng quy định rõ với các đơn vị về khâu kiểm tra, kiểm soát thực hiện công tác vật tư và báo cáo quản lý, thực hiện công tác vật tư thường xuyên.
Quy trình này được Tập đoàn xây dựng dựa trên các cơ sở các quy định của Nhà nước, của TKV và các đơn vị, đồng thời kết hợp khảo sát thực tế và ý kiến đóng góp của các đơn vị, tổ công tác, cá nhân. Nhìn chung, theo đánh giá của các đơn vị, quy trình này đã được xây dựng ở mức tinh gọn nhất, sát với thực tiễn sản xuất.
Đối với khâu lập kế hoạch nhu cầu và mua sắm vật tư, hàng năm, các đơn vị thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất Tập đoàn giao. Căn cứ khối lượng các chỉ tiêu sản xuất, các đơn vị sẽ lập kế hoạch nhu cầu sát với thực tế nhiệm vụ, bao gồm danh mục vật tư, phụ tùng cần mua sắm và tổng giá trị. Đây là khâu rất quan trọng, quyết định đến chi phí sản xuất, vì vậy TKV sẽ kiểm soát và phê duyệt trực tiếp nội dung này.
Theo ông Nguyễn Đức Đại, Trưởng phòng Vật tư Công ty Than Uông Bí – TKV, bình quân mỗi năm, sản lượng than nguyên khai của đơn vị cần khai thác khoảng 2,6 triệu tấn. Để đảm bảo yêu cầu sản lượng, hàng năm, Than Uông Bí cần chi khoảng 290 tỷ đồng để mua sắm gần 12.000 danh mục vật tư, phụ tùng cần thiết, phục vụ sản xuất. Các danh mục vật tư chủ yếu gồm: Vì chống lò, gông lò các loại, lưới thép, gỗ lò, thuốc nổ. Trong đó, giá trị vật tư lớn nhất là vì chống lò với hơn 183 tỷ đồng đầu tư danh mục này mỗi năm.
Giá trị vật tư rất lớn nên ngay từ khâu lập kế hoạch nhu cầu vật tư, đơn vị đã phải bám sát chỉ tiêu sản lượng về than nguyên khai và mét lò Tập đoàn giao để xây dựng danh mục vật tư, phụ tùng, tính toán giá trị theo đơn giá quy định và trình TKV phê duyệt. Danh mục và đơn giá các chủng loại vật tư này sau khi được TKV phê duyệt, công ty sẽ tiến hành quy trình mua sắm theo quy định.
Một trong những khâu quan trọng của quy trình quản lý vật tư, liên quan trực tiếp đến kiểm soát chi phí là khâu vật tư thu hồi và bán phế liệu. Với đơn vị sản xuất như Công ty Than Hòn Gai, công tác thu hồi vật tư nằm trong quy định về đơn giá tiền lương của công nhân, thợ lò. Vật tư thu hồi đủ khối lượng sẽ được tập kết tại kho chứa riêng và được kiểm định giá trị khấu hao, phân loại và tái sử dụng tại đơn vị. Để loại bỏ nguy cơ thất thoát vật tư, quy trình này được Công ty Than Hòn Gai giám sát chặt chẽ 5 bên, gồm: Thủ kho, phòng vật tư, phòng kế hoạch, phòng kế toán và phòng kỹ thuật. Một biên bản giao nhận sẽ được ký sau khi vật tư được thu hồi đầy đủ và tập kết đúng nơi quy định. Hiện nay, vật tư và vật tư thu hồi của Công ty Than Hòn Gai được tập kết tại 4 kho, gồm: Thành Công, Giáp Khẩu, Hà Ráng và X45. Chủng loại vật tư thu hồi có khối lượng lớn nhất là vì chống lò.
Anh Bùi Khắc Dương, Trưởng phòng Vật tư Công ty cho biết: Sau khi thu hồi, tái sử dụng, phế liệu vật tư được tập kết và bán cho Công ty Cổ phần Cơ khí Hòn Gai – Vinacomin và Công ty TNHH MTV Môi trường – TKV theo hướng dẫn tại Quyết định số 2020/QĐ-TKV ngày 20/11/2018 của Hội đồng thành viên Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam. Thống kê của đơn vị trong 9 tháng năm 2023, tổng giá trị phế liệu thu hồi đạt gần 19 tỷ đồng, trong đó 14,5 tỷ đồng là giá trị công ty tái sử dụng. Giá trị bán phế liệu đạt 657 triệu đồng, gồm sắt thép, bình ắc quy, vỏ thùng phuy các loại. Giá trị vật tư thu hồi, tái sử dụng và bán phế liệu lớn sẽ góp phần giảm chi phí mua sắm, từ đó tiết kiệm chi phí sản xuất cho đơn vị.
Tiếp tục đặt ra mục tiêu tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư, vừa qua, TKV chỉ đạo Viện Khoa học Công nghệ Mỏ – Vinacomin xây dựng đề án số hóa cho công tác này. Theo đó, TKV sẽ xây dựng quy trình quản lý, thực hiện công tác vật tư thống nhất trong toàn Tập đoàn kể từ khi phát sinh nhu cầu cho đến khi vật tư được đưa vào sản xuất và thu hồi sau sản xuất, xử lý vật tư thu hồi nếu có.
Theo Viện Khoa học Công nghệ Mỏ – Vinacomin, quy trình này sẽ được chuẩn hoá ở mức tổng quát nhất bằng hệ thống phần mềm, phù hợp với thực tiễn sản xuất của các đơn vị và giảm tối đa giấy tờ trong quá trình thực hiện. Khi được triển khai, quy trình số hóa quản lý vật tư này cũng sẽ hỗ trợ khâu lập, giao khoán, hạch toán, nghiệm thu trong các đơn vị và báo cáo về quản lý vật tư lên TKV.
