Từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử (HĐĐT) được sử dụng thống nhất trên toàn quốc. Việc sử dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích cho cả người nộp thuế (NNT) và các cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng HĐĐT, cơ quan Thuế nhận được một số ý kiến của NNT, trong đó có vấn đề xuất HĐĐT trong trường hợp số lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp quá nhiều thì có thể sử dụng bảng kê kèm HĐĐT được không? Để thực hiện đúng các quy định về sử dụng HĐĐT, NNT cần lưu ý những quy định sau.
Về nguyên tắc, HĐĐT khác với hóa đơn giấy là không hạn chế số dòng nên không cho phép lập bảng kê kèm theo. Tuy nhiên, đối với một số hàng hóa, dịch vụ đặc thù xuất hóa đơn theo kỳ phát sinh thì có thể được lập bảng kê.
Tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (ngày 19/10/2020) của Chính phủ, quy định:
“…– Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền…”.
Đồng thời, Công văn số 587/TCT-CS (ngày 2/3/2022) của Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn, người bán được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn đối với một số loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù được bán theo kỳ nhất định, như: Điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm.
Như vậy, doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ đặc thù phát sinh theo kỳ (ngày/tuần/tháng) với số lượng danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm thì được sử dụng bảng kê.
Quy định về bảng kê kèm theo HĐĐT
Căn cứ theo quy định về bảng kê tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên, khi lập bảng kê kèm theo HĐĐT, doanh nghiệp cần lưu ý:
– Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hoá, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hoá, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.
– Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
– Hàng hoá, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…, ngày… tháng… năm…” còn hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm…”.
– Không cần ghi đơn giá nếu hàng hoá, dịch vụ sử dụng bảng kê đã liệt kê hàng hoá, dịch vụ bán theo hoá đơn.
– Bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền.
