Bắt đầu từ Kỳ họp thứ 5, diễn ra 12/2022, HĐND xã Đắk Wil (Cư Jút) khóa V, nhiệm kỳ 2021-2026 triển khai kỳ họp không giấy tờ. Theo đó, trước các kỳ họp, HĐND xã, các đại biểu sẽ được tiếp cận với các tài liệu liên quan đến kỳ họp qua zalo nhóm “đại biểu HĐND”.
Các văn bản được tải về máy tính, điện thoại phục vụ việc nghiên cứu và chuẩn bị bảo đảm các yêu cầu nội dung của kỳ họp. Việc tiếp cận thông tin bằng cách này giúp chuyển tải thông tin văn bản các kỳ họp nhanh chóng, giảm thời gian, chi phí in ấn tài liệu trong công tác tổ chức.
Bà Nguyễn Thị Thuyến, Phó Chủ tịch HĐND xã Đắk Wil (Cư Jút) cho biết: “Tại các kỳ họp trước đây, công tác chuẩn bị cũng như in ấn tài liệu được thực hiện thủ công mất rất nhiều thời gian, tốn kém và còn dễ bị nhầm lẫn văn bản trong quá trình sắp xếp tài liệu. Triển khai các kỳ họp không giấy tờ, sử dụng phần mềm zalo gửi nhận tài liệu mang lại nhiều lợi ích thiết thực, tiết kiệm được chi phí, thời gian in ấn, chuẩn bị tài liệu. Đại biểu cũng có thời gian nghiên cứu, lưu trữ tài liệu phục vụ hoạt động của mình giúp cho việc thảo luận cũng như chất vấn tại kỳ họp được tốt hơn”.
Tại TP. Gia Nghĩa, sau một năm thí điểm mô hình “phòng họp không giấy” đối với UBND phường Nghĩa Tân và Quảng Thành, có gần 30 cuộc họp được thực hiện qua mô hình phòng họp không giấy.
Trong các cuộc họp Ban tổ chức niêm yết công khai mã QR và mật khẩu wifi. Các đại biểu tham gia chỉ cần dùng điện thoại thông minh, máy tính để quét mã QR tải tài liệu về nghiên cứu. Các thao tác tiến hành nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm, việc lưu trữ thông tin thuận lợi hơn.
Chị Đặng Thị Quyên, Công chức Văn phòng UBND phường Nghĩa Tân (Gia Nghĩa) chia sẻ: “Tại các cuộc họp, chỉ cần sử dụng mã QR code để quét là có thể tải tài liệu về cho tất cả các đại biểu. Việc này có nhiều thuận lợi khi công tác chuẩn bị cho cuộc họp sẽ được rút ngắn thời gian cung cấp tài liệu, tiết kiệm được chi phí văn phòng phẩm và thời gian in ấn. Thao tác tải tài liệu từ QR code rất đơn giản, dễ dàng”.
Theo thống kê, toàn tỉnh có hơn 50 cơ quan, đơn vị bắt đầu chuyển đổi từ mô hình phòng họp truyền thống sang “phòng họp không giấy”. Tùy thuộc vào điều kiện thực tế, việc chuyển đổi được các cơ quan, đơn vị thực hiện linh hoạt, phù hợp, đem lại hiệu quả kép trong việc tổ chức cuộc họp.
Theo đánh giá của các địa phương, việc chuyển đổi từ phòng họp truyền thống sang “phòng họp không giấy” đáp ứng yêu cầu triển khai nhiệm vụ trong bối cảnh chuyển đổi số. Cán bộ, công chức, viên chức, đại biểu các cơ quan, đơn vị, địa phương cũng quen dần với những hình thức tổ chức cuộc họp theo mô hình “phòng họp không giấy”.
Việc triển khai “phòng họp không giấy” cũng góp phần tăng cường sự tương tác giữa các thành viên dự họp, nâng cao chất lượng công tác chỉ đạo điều hành của cơ quan, đơn vị. Thực hiện “phòng họp không giấy” còn góp phần nâng cao chất lượng công tác cải cách hành chính và hoàn thành mục tiêu chuyển đổi số, bảo đảm yêu cầu cuối năm 2023, 100% người dân và doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trực tuyến được định danh và xác thực thông suốt, hợp nhất trên tất cả các hệ thống của các cấp chính quyền từ trung ương đến địa phương.
