조직을 구성할 때 문서 및 보관 작업을 보장하기 위한 노력

엄청난 작업량

요즘, 지방 역사 기록 보관소(나트랑시 탄티엔구 응우옌티엔투앗 56번지)의 기록 보관자들의 업무량은 매우 많습니다. 사람들은 착취를 위해 계속해서 기록을 수집합니다. 사람들은 보관 문서의 뒷받침으로 사용할 종이를 하나하나 조심스럽게 배열합니다. 온라인 문서 복사 및 인증을 위한 문서 검색기. 남은 직원들은 문서 편집 및 정리 작업을 안내하기 위해 동원되었습니다.

국가기록보관소 실무팀이 2025년 3월 탄티엔구를 조사했습니다.

탄티엔구에는 서류를 임시 보관하는 창고가 별도로 있지만, 인계를 위해 창고로 옮겨야 하는 재고량도 매우 많은데, 구 공무원들은 이에 대한 전문성이 부족합니다. 시 내무부 보고서에 따르면, 나트랑은 2024년 말까지 도시 행정 센터 건설을 위한 부지를 인계받기 위해 도시 내 기관 및 사무실들이 본부를 이전해야 합니다. 나트랑. 선반에 정리된 편집된 파일을 제외한 나머지 파일과 문서는 가방에 담거나 상자에 넣어 여러 곳에 보관됩니다. 대부분의 공무원과 공공기관 직원들은 사무직과 기록 보관 업무를 병행하지만, 자신의 전문성과 업무에 대한 이해가 부족하여 기록물 관리 및 보관이 규정에 맞지 않습니다. 구 인민위원회는 문서를 수집하고 보존하기 위한 창고를 마련하는 일을 담당하지만, 업무가 종료된 후에는 이 창고를 관리할 수 없고, 문서를 유지하고 안전하게 보존하기 위한 자금을 마련할 수도 없습니다.

보티투이응아(Vo Thi Thuy Nga) 지방 역사 기록 보관소 센터장은 현재 지방 역사 기록 보관소에 전문 창고가 없으며, 지방은 응우옌티엔투앗 56번지에 면적 ^279m2 의 임시 창고를 마련했다고 밝혔습니다. 센터는 1989년 7월부터 1996년까지의 도인민위원회 문서 62,154개 파일과 도 경쟁 및 보상 위원회 문서 59,615개 파일을 디지털화했습니다. 현재 1,256m가 넘는 문서 서고, 43,539건의 기록 및 영구적 가치가 있는 종이 문서 등 163개 문서 컬렉션을 보존하고 있습니다. 지금까지 도립 역사기록관은 제출문서를 수용할 공간이 부족하여, 도에서는 기구 개편 후 문서의 집중 보관 요구에 부응하기 위해 추가 기록보관소를 마련하는 데 주의를 기울여야 합니다. 지방 기관에도 2016년 이전의 많은 파일이 있는데, 아직 완전히 편집되지 않고 패키징되어 기관 기록 보관소에 보관되어 있습니다. 지구 수준에서는 합병된 단위의 문서가 창고와 사무실에 축적되어 보관됩니다. 일부 지구에서는 아직 중앙 보관 시설을 마련하지 않았습니다. 지역 단위 활동이 종료된 후에도 중앙 저장소는 유지 관리 비용, 창고 보호, 정리 후 편집 부족으로 인한 문서 활용 인력 부족 등의 어려움에 직면해 있습니다. 지방자치단체 수준에서도 상황은 비슷하다. 전 지방에서 단지 129개 자치구, 구, 읍만이 문서 편집을 완료했습니다.

업무를 수행하기 위한 노력

2025년 3월, 내무부 산하 국가기록보관소의 실무 대표단이 카인호아에서 정치체제 기구를 재편하는 과정에서 기록과 문서보관소를 관리하는 업무를 수행했습니다. 현장 조사를 마친 후, 대표단은 칸호아의 어려움이 전국의 많은 지방에서도 공통적인 문제라고 평가했습니다. 대표단은 행정 단위를 정리하기 전, 정리하는 동안, 정리한 후에 문서와 데이터베이스를 관리하고 처리하기 위한 계획을 개발하는 데 대한 지침을 제공했습니다. 통계, 포장, 봉인, 문서 인계, 시스템 상의 구역 데이터, 보관 문서의 안전을 보장하기 위한 조치, 정보 보안 등에 대한 지침입니다.

응우옌티엔투앗 56번지의 창고가 가득 찼습니다.

보 치 부옹(Vo Chi Vuong) 내무부 장관은 내무부가 국가 기록 보관소에서 지방의 장애물을 제거하고 지침을 계속 제공하도록 제안했다고 말했습니다. 동시에, 도 인민위원회에 2025년 4월 10일자 제04호 지시를 내려 기구 개편 과정에서 도의 문서 및 기록 보관 업무 관리를 강화하도록 조언합니다. 따라서 모든 기관이나 조직의 문서와 데이터베이스는 해당 기관이나 조직의 기록 보관소에 따라 편집 및 수집되어야 합니다. 기관 및 조직은 업무 종료일로부터 소속 부서의 기록 보관소를 폐쇄하여야 합니다. 관할기관의 조직정비에 관한 결정이 효력을 발생한 날부터 직권으로 행정문서를 발급하지 아니함. 조직기구의 정비, 행정단위의 정비 및 개편이 이루어지기 전, 정비 전 행정단위의 문서와 데이터베이스는 도 역사기록관과 기관기록보관소(또는 보존장소)에 계속 보존되어야 한다. 문서 및 문서 데이터베이스를 불법적으로 소지, 이전 또는 파기하는 것은 엄격히 금지되어 있습니다. 장치를 구성하는 과정에서 문서 및 문서 데이터베이스의 손상, 분산, 손실이 발생합니다. 조직 개편 후 문서 및 문서 데이터베이스의 인계는 규정에 따라 이루어져야 합니다. 공공 서비스용 인감 및 디지털 인증서의 관리 및 사용에 대한 규정을 엄격히 시행합니다. 통계, 패키징, 인계, 보관 등의 과정에서 문서 정보와 문서 데이터베이스의 기밀성을 보호합니다.

응우옌 부

출처: https://baokhanhhoa.vn/xa-hoi/202504/no-luc-dam-bao-cong-tac-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-0f55d28/