文書および文書データベースを不法に保有、譲渡、または破壊することは固く禁じられています。機器を整理する過程で、文書や文書データベースを損傷したり紛失したりしないでください。
イラスト写真。出典: VNA
2025年3月19日、内務省は、政治局の結論第127-KL/TW号に従って政治体制の機構を再編する過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化することに関する公式文書第414/BNV-VTLTNN号を各省および中央直轄市の人民委員会に発行した。
文書および文書データベースを不法に保有、譲渡、または破壊することは固く禁じられています。
2025年2月28日付政治局・事務局による「政治体制の再編を継続し、研究を実施し、提案することに関する結論第127-KL/TW号」に基づき、文書および公文書の国家管理責任を果たしつつ、政治体制の再編前、最中、完了後に文書および公文書の円滑かつ継続的な作業を確保し、安全な管理を確保するため、内務省は省または中央直轄市の人民委員会委員長に対し、地方政府機構の再編の過程で文書および公文書の作業管理を強化するためのいくつかの緊急タスクの実施を緊急に指示するよう要請する。
まず、文書およびアーカイブに関する法的規制を適切かつ完全に遵守し、以下の要件を満たします。
まず、機関や組織の活動中に作成されたすべての文書と文書データベースは、各アーカイブに従って集中的、統一的かつ安全に管理されなければなりません。あらゆる機関または組織の文書および文書データベースは、その機関または組織のアーカイブに従ってリスト化され、収集されなければなりません。
第二に、機関や組織のアーカイブを業務終了日から閉鎖します。所轄庁の合併または廃止の決定の効力発生日からその権限に基づく行政文書を発行しない機関および団体。
第三に、組織再編の前および最中、文書およびデータベースは、再編前の行政単位の省歴史文書館および庁舎文書館（またはそれらが保存されている場所）の文書館に引き続き保存されなければなりません。
第四に、文書や文書データベースを不法に押収、譲渡、破壊することは固く禁じられています。機器を整理する過程で、文書や文書データベースを損傷したり紛失したりしないでください。
第二に、省級歴史文書館は、省内の全ての文書類と文書データベースを引き続き現地で保管、または一時的に保管するために、機関、組織、行政単位の長と受理、調整し、組織構造の再編後に、管理権限に応じて新しい機関、組織、行政単位に文書を引き渡す責任を負います。
第三に、組織再編後の文書及び文書データベースの引き継ぎは、公文書管理権限に関する法律の規定に従って行われる。
第四に、公務用の印鑑やデジタル署名証明書の管理と使用に関する法律の規制を厳格に実施する。統計業務の遂行、機器の編成過程における情報、文書、データの梱包、引き渡し、保管、使用において、国家機密を保護し、情報、文書、データのセキュリティを確保します。
新しい機関や組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードのリストを規制する文書を発行する
内務省は、省および中央直轄市の人民委員会については、省人民委員会の委員長が任務と権限の範囲内で、地方の文書館の国家管理を実施する責任者となることを勧告する。組織編成の過程で、法律の規定に従って管理権限の下にある文書および文書データベースの安全性を確保します。
文書およびアーカイブ業務の国家管理強化に関する省人民委員会委員長の指令を緊急に発行する。
各レベルの行政単位の整理・再編プロジェクトにおいて、省レベルでの国家歴史文書館の再編計画を策定し、二層地方政府組織モデルを構築し、所管部門に提出して評価と実施を求める。
組織編成が完了したら、すぐに以下の作業を速やかに実行する必要があります。
まず、管理下にある新しい機関および組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードのリストを規定する文書を発行します。
第二に、新しい機関または組織の長に、その管理権限の下で文書およびデータベースを受け取るよう指示する。新しい草の根行政単位の責任者は、省歴史文書館が暫定的に管理する管理区域内の部屋や倉庫で文書を受け取ります。
第三に、システムを管理および運用するユニットに指示して、管理下にある機関および組織の文書発行および作業解決活動の継続性と継続性を確保するための技術的ソリューションを実施します。
4 番目に、以前にコンパイルされた文書の管理と業務処理のためのプロジェクトと計画の開発を指揮します。
5 番目に、組織編成の前、最中、後に事務作業やアーカイブ作業を安全かつ円滑に実行するためのリソースを確保します。
第六に、実施状況を内務省に報告し、内務省が取りまとめて政府に報告できるようにする。
文書およびアーカイブ業務の管理強化に関する省人民委員会委員長の指令を実施するための計画を発行する。
内務省については、地方政治制度の機構を再編する過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するための指令を発行するよう省人民委員会の委員長に助言する。
地方政治制度の機構を再編する過程で、文書およびアーカイブ業務の管理を強化することに関する省人民委員会委員長の指令を実施するための計画を発行する。
省歴史文書館は、文書の受領、現地での文書保存の調整、システム上の文書データベースの範囲設定を行うために、機関、組織、およびユニットに作業グループを編成する職員を割り当てます。
省歴史文書館に提出された文書の出典となる機関や組織において完全に編集され、永久に保存されている記録を収集するための措置を省歴史文書館が積極的に講じるよう指示する。
省人民委員会委員長に対し、省歴史文書館で確認・封印された部屋や倉庫内の文書や文書データベースが、機構の再編後に責任ある管理機関や組織に引き渡されるまで、その安全を確保するために十分な資源を手配するよう勧告する。
組織編成が完了したら、すぐに以下の作業を速やかに実行する必要があります。
省人民委員会の委員長に対し、管理下にある機構の再編後に設立された機関および組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードのリストを速やかに発行するよう勧告する。
機構の再編に先立ち、省人民委員会に機関・組織の文書管理・処理計画を提出する。
システム管理および運用ユニットと連携して、引き継ぎ計画を策定し、システム内の文書および文書データベースを統合します。
必要に応じて、組織体制を整える前に、統計的にまとめられた文書群と文書データベースの管理・処理計画について国家記録文書局に相談してください。
組織再編の前、最中、後における文書やアーカイブに関する機関、組織、個人の質問に定期的に指導し、回答します。
機構再編前に機関・組織の文書および文書データベースの引き継ぎを確認する
内務省は、省レベルの歴史文書館については、紙文書および他の情報媒体（ある場合）上の文書の計数、整理、梱包、封印、量および状態の確認、機関および組織の文書の受理および現地保存または一時的な集中保存の調整を指導する職員を配置することを提案している。
システムの管理運用部門と連携し、各機関、組織、行政単位のシステム上の電子文書数や文書データベースの範囲を決定します。
現在、州立歴史文書館に保存されているすべての文書および文書データベースの統計。組織構造の再編後、文書および文書データベースが管轄機関および組織に引き渡されるまで、省歴史文書館の文書および文書データベースの安全性、完全性、および有用性を確保し続けます。
文書の量、状態、文書データベースを統合し、内務省に報告するために内務省に報告します。
組織編成が完了したら、すぐに以下の作業を速やかに実行する必要があります。
フォーカルポイントは、組織再編前の機関および組織の文書および文書データベースを、組織再編後に管轄の管理機関または組織に引き渡すことを整理し、確認します。
内務省に対し、機構の再編に先立ち、機関や組織によって収集された文書および文書データベースを管理、処理するための計画とプロジェクトを策定するよう助言する。
関係機関や団体と連携し、統計的に集計された文書やデータベースの業務管理・処理に関するプロジェクトや計画の実施体制を整備し、組織再編に着手する。
省歴史文書館に提出された文書の出典となる機関や組織において、以前に完全に編集された永久保存記録を収集します。専門のアーカイブがない場合、州歴史アーカイブは、組織の再編成の過程で収集された文書の安全を確保するために、部屋と倉庫を手配するよう内務省に勧告するものとする。
文書の発行と受領を確実にするために、システム上で組織、リーダー、秘書の新規アカウントを開設または再開するために登録します。
内務省は、機関、組織、行政単位の長に対し、機関、組織の長、県、町レベルの人民委員会の委員長に対し、機構再編の過程において、機構再編後に文書および文書データベースが省歴史文書館および管轄機関、組織に引き渡されるまで、法律の規定に従って、管理権限の下にある文書および文書データベースの安全を確保する責任を負うことを要求している。
完了した作業に関する記録と文書、および未完了の作業に関する記録と文書をまとめ、パッケージ化するようにユニットと個人に指示します (ユニットごとに未完了の作業のリストを作成します)。
機関や組織の未完了の作業を統合してリストを作成するための部署と個人を割り当てます。記録と文書が添付されており、別々に梱包され、機関のアーカイブに提出されています。
統計機関の文書館を指導し、文書館に書類を梱包し、未提出の記録や書類を文書館にまとめ梱包するよう各部署や個人を指導する。部署や個人から記録や文書を受け取り、部屋や倉庫に集めて集中保管します。未完了の作業に関する記録や文書を記録し、別々に収集し、明確に記録することが重要です。
機構の再編後、文書を所轄官庁または管理団体に引き渡すまでの間、文書を保護し、安全に保管するために必要な倉庫、設備、人員を手配します。
統計システムの管理運用部門に指示して、完了した作業と未完了の作業の文書と文書データベースの数を確認します。システム上のデータを分離するか、ストレージ デバイスに抽出し、装置の再構築後に州の歴史アーカイブまたは管轄機関や組織に引き渡されるまで、文書とデータベースの安全性と整合性を確保します。
地区人民委員会委員長は、地区人民委員会管轄下の専門機関の文書を収集し安全に保管するための倉庫や必要な設備の手配について助言するよう内務省に指示する。機構の再編後、文書が管轄当局または管理組織に引き渡されるまで、治安部隊が文書を保護するように手配します。
組織的取り決めが完了したら、新しい機関、組織、または行政単位の長は速やかに以下のことを指示する必要があります。
文書の発行と受領を確実にするために、システム上で組織、リーダー、事務員の新規アカウントを開設または再開するために登録します。規定に従って、専門的な公共サービスのための印鑑およびデジタル署名証明書の発行を登録します。
省歴史文書館、システム管理運用部門、関連部門および個人と連携し、管理権限下で未完了の作業に関する文書および文書データベースを受け取り、さらなる解決に取り組みます。
管理権限下にある文書、文書データベース、管理領域内の部門および倉庫での文書の受領。歴史アーカイブと連携して、その文書群の業務処理計画を作成します。
機関のアーカイブと倉庫にある文書を数え、封印し、安全に保管します。
機関のアーカイブについては、機関のアーカイブ部門または機関、組織、または部署でアーカイブを担当する担当者が以下のタスクを実行します。
各部署や個人に、ファイルや文書をまとめてパッケージ化し、集中保管用の部屋や倉庫に事前に引き渡すように指示します。部署や個人から受け取った文書を安全に保管するための倉庫や必要な条件を準備します。
組織再編後、省歴史文書館または所管機関・団体に文書が引き渡されるまで、機関・団体の事務所または保管倉庫で文書を数え、封印し、安全に保管します。
統計システムの管理運用部門と連携し、システム内の機関・団体の文書数や文書データベースを確認します。
未完了の作業のファイルや文書をリストに従って受け取り、別途保管します。
以前に完了し、永久に保存された記録を、歴史アーカイブに提出する準備が整った状態で、提出またはコンパイルして個別にパッケージ化します。
梱包した書類と未完了の作業リストを元の状態のまま提出してください。
公務員、公務員及び労働者については、完了した仕事に関する記録及び書類と未完了の仕事に関する記録及び書類を編集しパッケージ化する。未完了の作業については、リストを作成し、作業名を明記する必要があります。主な問題を処理する担当者の名前。利用可能な文書および論文の数。処理時間（ある場合）。
システム上の完了した作業に関する記録および文書、ならびに未完了の作業に関する記録および文書の統計。システム上の未完了の作業に関する作業記録または文書のリストを作成します。
パッケージ化されたファイル、文書、およびシステム上の未完了作業のリストの元の状態を、機関またはユニットのアーカイブ、または機器の整理プロセス中に文書を収集する責任者に提出します。
組織整備が完了したら、速やかに庁内の文書館や本システムの管理・運用部門と調整し、未完了の業務に係る記録・文書を引き続き取り扱う部門や担当者に引き継ぐことが必要である。
組織再編の決定後、直ちに業務を停止する機関・団体の組織・個人の口座を閉鎖します。
内務省は、システムを管理・運営する部署に対し、機関、組織、個人のアカウントごとにシステム内の文書および文書データベースの範囲を特定し、限定することを要求している。部門および個人の未完了作業リストに基づいて、データの範囲を決定し、未完了作業のある組織および個人のアカウントのリストを作成します。指示に応じて引き継ぎ計画を準備します。
システムで現在使用されている文書識別コード、ファイルコード、文書記号の体系を収集して省人民委員会と内務省に報告し、重複を避け、統一的かつ同期的に装置を再編成した後、機関や組織の文書識別コード、ファイルコード、文書記号を設定するための基礎とします。
組織編成が完了したら、すぐに以下の作業を速やかに実行する必要があります。
組織再編の決定後、直ちに業務を停止する機関・団体の組織・個人の口座を閉鎖します。
システムが円滑に動作するように、新しい機関や組織の文書識別コード、ファイル コード、テキスト シンボルのシステムを更新します。
新しい機関、組織、個人のアカウントを開設し、以前関連していた文書や文書データベースとの接続を確保して、システムでの作業処理が中断されないようにします。
活動していない機関、組織、ユニットの文書と文書データベースを抽出してパッケージ化し、機構を再編成した後、省の歴史文書館または管轄の機関や組織に引き渡します。
機構の再構築プロセス中に、機関、組織、個人の緊急のニーズに応えるために、システム内の文書および文書データベースを使用する計画を立てます。
公式文書第414/BNV-VTLTNNの全文は添付ファイルをご覧ください。
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出典: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987
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