行政手続の記録及び結果の電子化を推進する

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行政手続（TTHC）の記録と処理結果のデジタル化は、デジタル政府構築における重要かつ重要な課題の一つであり、公共サービスポータルにおける組織および個人の電子データ管理ウェアハウスの段階的な構築に貢献します。これにより、国家行政機関による公共サービス提供の効率性向上に貢献し、組織および個人がTTHCを迅速かつ容易に実行するための最適な環境が整います。

省行政サービスセンターの「ワンストップ」部門で、運輸局職員がファイルの構成要素をデジタル化している。写真：ドゥオン・チュン

運輸省は、プロセス全体を通じてオンライン公共サービスの実施を推進するとともに、近年、行政手続きの処理の記録と結果を積極的にデジタル化し、人々の行政手続きの処理の進行を加速し、国家管理の効率を向上させ、省公共サービスポータル上の組織と個人の電子データウェアハウスの構築と更新に貢献しています。

平均して、毎日、省行政サービスセンターの運輸局の「ワンストップ」部門は、約 140 件の行政手続きファイルを受け取り、その 100% が規定に従って役員と公務員によってデジタル化されています。

省行政サービスセンターで行政手続きの指導と受付を担当する運輸省職員、ハ・ティ・ミン・グエット同志は次のように述べた。「組織や市民から書類を受け取ると、私たちは各書類を確認し、コピーを取り、電子コピーに変換し、個人のデジタル署名を使用して電子コピーに署名します。その後、書類はデータから抽出され、デジタル化結果コードが割り当てられ、電子データ管理倉庫に保管されます。」

行政手続記録の電子化により、職員は記録を受領・電子化後、直ちに専門部署に送付し、次の手続きを進めることができます。従来のように、書類の返却を日中に待つ必要がなくなります。これにより、組織や住民の行政手続処理にかかる時間が短縮されます。さらに、電子化された記録は管理効率の向上にもつながり、紛失や毀損のリスクを軽減します。

行政手続記録及び結果のデジタル化業務を確実に実施するため、運輸省は十分な設備と機器を整備し、記録の案内と受領を担当する職員全員が記録のデジタル化に関する研修に参加しています。行政手続記録及び結果のデジタル化の重要性と利点を理解し、担当職員は皆、常に業務の遂行に努めています。

行政手続きの解決記録と結果のデジタル化の利点を認識し、省人民委員会は2021年5月に「省内の国家行政機関の管轄下にある行政手続きの結果のデジタル化」に関する計画第131号を発行しました。

省人民委員会の指示に基づき、各レベル、各部門、各地方において、行政手続き結果のデジタル化に関する設備の整備が急務となり、「ワンストップ」担当者の研修も実施された。今年上半期に、省全体で20万4千件以上の行政手続き記録が提出され、行政手続き記録及び結果のデジタル化率は79.63%、電子化された結果が提出された記録の割合は70.95%に達した。

国家公務員ポータルの評価によると、ビンフック省の記録デジタル化指数は11.1ポイントに達し、全国平均を1.8ポイント上回った。初期の成果は達成されたものの、省内の記録および行政手続き処理結果のデジタル化率は、省人民委員会第131号計画に定められた目標に達しておらず、デジタル化された行政手続き処理結果の再利用率も依然として低い。

その理由は、一部の機関や地方自治体が行政手続の決済記録や結果のデジタル化を積極的に推進していないこと、デジタル化を支援するツールが整備されていないこと、多くの機関でデジタル署名が不足していること、一部の地区・社級機関では決済結果のデジタル署名が確保されていないこと（紙の書類をスキャンするのみ）などが挙げられる。さらに、組織や市民は、電子コピーを用いてオンライン公務記録を提出する習慣がまだ定着していない。

行政手続き処理の記録と結果のデジタル化の進捗を継続的に加速するため、最近、省人民委員会は「省内の行政手続きの指導、受領、記録のデジタル化、結果の返送を公共郵便サービス提供者に委託するメカニズムの実施、フェーズ 1」プロジェクトを実施する計画を発表しました。

また、省は、行政手続きを受け付け、処理する機関や部署、区市人民委員会に対し、省の行政手続き処理情報システムにおける行政手続き処理結果の活用と使用を厳格に遵守するよう指示し、個人や企業がシステム上でデジタル化された結果を再度提供する必要がないようにしています。

同時に、行政手続きのデジタル化と処理の目標に対応するために情報技術設備をアップグレードし、行政手続きの処理記録と結果の構成要素のデジタル化に重点を置き、幹部、公務員、公務員の行政手続きの受付、処理、および省公共サービスポータルでの行政手続き処理結果の再利用の業務に関する能力、スキル、意識を向上させるための研修、指導、育成の組織を強化します。

これまでのデジタル化された行政手続きの結果を再利用できるよう、住民が省の公共サービスポータルでオンラインで申請できるように、宣伝、普及、指導を強化します。

ル・モ

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