内務省は、行政単位の編成に際して、地方自治体に文書や文書記録の管理を指導している。

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2025年3月28日付の政治局と事務局による「各レベルの行政単位の再配置と再編、および2レベル地方政府組織モデルの構築に関するプロジェクト」の結論第137-KL/TW号に基づき、円滑な管理運営活動を確保し、人々、機関、組織のサービスニーズを継続的に満たし、アーカイブ文書の紛失リスクを制限するために、内務省は文書とアーカイブ業務の管理強化について地方を指導し支援する計画を実施した。

これは、機器の配置と組織化の観点から、全国の文書とアーカイブに対する内務省の国家管理責任を強化することを目的としています。

自治部は、各級行政単位の整理・再編と地方二級政府機構編成モデルの構築にあたり、文書・公文書管理業務、公文書のデジタル化など、地方が緊急に遂行すべき課題を直接的に促し、指導、支援していく。

アーカイブ管理とデジタル化のタスクの実施は、あらゆるレベルの地方行政単位の配置と再編成の進捗と同期させる必要があります。文書セキュリティ、文書情報セキュリティ、およびデータに関する要件に完全に準拠していることを確認します。人々、機関、組織への継続的なサービスの要件を満たし、円滑な管理および運用活動を確保します。

計画によれば、各レベルの行政単位の再配置および再編成、ならびに二レベル地方政府機構の組織モデルの構築に関するプロジェクトの実施期間中、内務省は文書およびアーカイブ業務に関連する質問を直接受け付け、対応、指導、回答することになる。

同時に、内務省の実務代表団を組織し、各レベルの行政単位の配置と再編を実施し、2レベル地方政府機構の組織モデルを構築するにあたり、地方と直接連携し、文書業務の管理、アーカイブ化、アーカイブ文書のデジタル化に関する指導を行う。

内務省はまた、各レベルの行政単位の再配置と再編成、および二層地方政府組織化モデルの構築に関するプロジェクトに、省レベルでの国家歴史アーカイブの再編成の内容を組み込むよう助言した。

これに先立ち、内務省は3月19日にも、政治体制機構の再編過程における文書および公文書管理の強化について、省および中央直轄市の人民委員会に公式文書を出した。

内務省は、省または中央直轄市の人民委員会の委員長に対し、地方政府機構の再編の過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するためのいくつかの緊急課題の実施を早急に指示するよう要請した。

機関や組織の活動中に作成されたすべての文書および文書データベースは、各アーカイブに従って集中的、統一的かつ安全に管理される必要があります。あらゆる機関または組織の文書および文書データベースは、その機関または組織のアーカイブに従ってリスト化され、収集される必要があります。

機関や組織のアーカイブの閉鎖は、業務終了の日から実施します。所轄庁による合併または事業の廃止の決定の効力発生日からその権限に属する行政文書を発行しない機関および団体。文書および文書データベースを不法に所持、譲渡、または破壊することは固く禁じられています。機器を整理する過程で、文書や文書データベースを損傷したり紛失したりしないでください。

省レベルの歴史文書館は、省レベルにあるすべての文書と文書データベースを引き続き現地で保管または一時的に保管し、機構の再編後には管理権限に応じて新しい機関、組織、行政単位に文書を引き渡すために、機関、組織、行政単位の長と調整して受け入れる責任を負います。

組織再編後の文書および文書データベースの引き継ぎは、公文書管理権限に関する法律の規定に従って行われます。

内務省はまた、公務用の印鑑やデジタル署名証明書の管理と使用に関する法的規制の厳格な実施を要求している。統計業務の実施、組織再編の過程での統計情報のパッケージ化、引き渡し、保管、使用において、国家機密を保護し、情報、文書、データのセキュリティを確保します。

トゥ・ザン

出典: https://baochinhphu.vn/bo-noi-vu-huong-dan-dia-phuong-quan-ly-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-10225040511250635.htm