Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị

Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg, ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, UBND tỉnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo đối với công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, và quyết liệt chỉ đạo triển khai thực hiện nhằm giải quyết triệt để tình trạng tài liệu tồn đọng, bó gói, tích đống tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh.

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các cơ quan, đơn vị. Đây là hoạt động bảo đảm mọi thông tin cho công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị; cung cấp những văn bản, tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, nghiên cứu khoa học, văn hoá, xã hội. Trên cơ sở thực hiện Chỉ thị 35 của Chính phủ, Sở Nội vụ đã tích cực phối hợp với các sở, ban, ngành tham mưu với UBND tỉnh ban hành Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng và triển khai thực hiện.

Mặc dù trong quá trình triển khai đã gặp không ít khó khăn do ảnh hưởng của dịch bệnh, số lượng tài liệu tồn đọng nhiều…, song với sự tích cực, chủ động, Sở Nội vụ và các sở, ngành đã thực hiện chỉnh lý dứt điểm hơn 4.300 mét tài liệu tồn đọng. Qua chỉnh lý đã sắp xếp, phân loại, xác định thời hạn bảo quản tài liệu đúng quy định. Việc ban hành đề án và tổ chức thực hiện đồng bộ, giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng tại các sở, ngành được Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước và nhiều tỉnh bạn đánh giá cao, học tập kinh nghiệm. Kết quả chỉnh lý tài liệu chất lượng, hiệu quả, bảo đảm các mục tiêu của đề án đặt ra.

Cụ thể, từ năm 2017 đến năm 2020, Sở Nội vụ đã tích cực phối hợp với 19/19 sở, ban, ngành trực thuộc và thuộc UBND tỉnh triển khai chỉnh lý 4.315,2 mét tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước với kinh phí hơn 34 tỷ đồng theo đề án đã được UBND tỉnh phê duyệt. Sau chỉnh lý, đã giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước của đa số các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh. Tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh từng bước được cải thiện nâng cấp, được bảo vệ, bảo quản an toàn, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử dụng của cá nhân và tổ chức, góp phần quan trọng vào công việc quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị và sự phát triển của địa phương. Khối tài liệu được chỉnh lý bảo đảm đúng nghiệp vụ lưu trữ và các quy định của Nhà nước, có công cụ tra cứu giúp việc tra tìm và khai thác dễ dàng, nhanh chóng, hiệu quả. Nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương đã quan tâm bố trí phòng kho, mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định; kịp thời phát hiện tài liệu cũ, hỏng, mối mọt, có nguy cơ mất an toàn để sử dụng các biện pháp xử lý, khắc phục, bảo đảm an toàn đối với tài liệu. Đến nay, kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh đã thu tài liệu của 100% các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh với 3.262 hộp tài liệu, 17.023 hồ sơ, tương đương 466 mét giá tài liệu.

Việc thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh đã giúp giải quyết triệt để tình trạng tài liệu tồn đọng, bó gói, tích đống tại các cơ quan, đơn vị. Sau chỉnh lý, tài liệu được sắp xếp, phân loại đúng quy định phục vụ tốt việc bảo quản, khai thác, tra cứu, sử dụng trong quá trình giải quyết công việc. Trong quá trình triển khai, Sở Nội vụ thường xuyên kiểm tra, kịp thời đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị về chất lượng hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý; phối hợp với các đơn vị, địa phương thực hiện việc thu thập hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh. Một số cơ quan Trung ương ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh, doanh nghiệp có vốn nhà nước đã triển khai tốt công tác văn thư, lưu trữ, lập, lưu trữ hồ sơ công việc đầy đủ, đúng quy định, đã và đang triển khai giao nộp tài liệu về Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh, như: Bảo hiểm xã hội, Cục Thuế, Kho bạc, Công ty Xi măng Bút Sơn… Tài liệu sau chỉnh lý đưa vào khai thác, sử dụng có hiệu quả, góp phần giải quyết nhiệm vụ chuyên môn được nhanh chóng, thuận lợi, giảm thời gian tìm kiếm tài liệu khi phát sinh nhiệm vụ.

 Để công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh ngày càng đi vào nền nếp, đúng quy định, góp phần đẩy mạnh thực hiện chuyển đổi số, tạo lập cơ sở dữ liệu số,… các cơ quan đơn vị, địa phương tiếp tục thực hiện nghiêm các quy định đối với công tác văn thư, lưu trữ; thường xuyên chỉ đạo, đôn đốc, quy định rõ trách nhiệm của công chức, viên chức trong công tác lập hồ sơ công việc, chỉnh lý tài liệu lưu trữ và giao nộp hồ sơ giấy, điện tử, quản lý văn thư, lưu trữ theo đúng quy định, không để tài liệu tồn đọng. Đồng thời, cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do tỉnh tổ chức để tham mưu triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị phải có chuyên ngành về văn thư, lưu trữ hoặc có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định.

Sở Nội vụ tiếp tục tăng cường quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; tích cực tuyên truyền, triển khai có hiệu quả Luật Lưu trữ và các quy định liên quan; phổ biến, hướng dẫn kỹ năng, nghiệp vụ, đặc biệt là việc lập hồ sơ giấy, lập hồ sơ điện tử, bảo đảm tỷ lệ lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương theo Nghị quyết số 24 của Tỉnh ủy về chuyển đổi số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Bên cạnh đó, các cơ quan, đơn vị, địa phương, các cơ quan Trung ương ngành dọc trên địa bàn tỉnh, các công ty có vốn Nhà nước trên địa bàn tỉnh cần quan tâm, triển khai nghiêm túc, đầy đủ các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; đặc biệt là việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử… Các sở, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh chưa thực hiện sắp xếp, chỉnh lý; hoặc đã thực hiện nhưng khối lượng hồ sơ, tài liệu tích đống, bó gói còn nhiều, chủ động phối hợp với Sở Nội vụ khảo sát, lập dự toán kinh phí; tham mưu với UBND tỉnh triển khai thực hiện giải quyết dứt điểm. Các đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ 100% chi thường xuyên và chi đầu tư tự cân đối nguồn kinh phí, bảo đảm thực hiện sắp xếp, chỉnh lý tài liệu theo quy định.

Đối với khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng nhiều năm nay chưa được sắp xếp, chỉnh lý ở cấp huyện, UBND tỉnh yêu cầu lãnh đạo UBND các huyện, thị xã, thành phố quyết liệt chỉ đạo phòng chuyên môn, tích cực phối hợp với Sở Nội vụ triển khai thực hiện sắp xếp, chỉnh lý, giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, góp phần quan trọng vào phát triển kinh tế – xã hội ở địa phương.

Thu Thảo