Efforts pour assurer le travail de documentation et d'archivage lors de l'organisation de l'organisation

Une charge de travail énorme

De nos jours, la charge de travail des archivistes des Archives historiques provinciales (56 Nguyen Thien Thuat, quartier Tan Tien, ville de Nha Trang) est très importante. Les gens prennent continuellement des dossiers à des fins d’exploitation ; les gens disposent soigneusement chaque feuille de papier Do à découper pour servir de support aux documents d'archives ; Recherche de documents pour la copie et l'authentification de documents en ligne. Le personnel restant a été mobilisé pour guider l’édition et l’organisation des documents.

Un groupe de travail du Département des archives et des registres de l'État a inspecté le quartier de Tan Tien, en mars 2025.

Dans le quartier de Tan Tien, bien qu'il existe un entrepôt séparé pour le stockage temporaire des documents, le volume de stock qui doit être transféré à l'entrepôt pour être remis est également très important, alors que les responsables du quartier ne sont pas compétents dans cette profession. Selon le rapport du Département des affaires intérieures de la ville. Nha Trang, fin 2024, les départements et bureaux de la ville travaillant dans la zone inter-agences doivent déménager leur siège pour remettre le site pour la construction du centre administratif de la ville. Nha Trang. À l’exception des dossiers édités disposés sur des étagères, les dossiers et documents restants sont emballés, mis en boîte et stockés dans de nombreux endroits. La plupart des fonctionnaires et employés du secteur public travaillent simultanément dans le domaine du bureau et des archives, mais n’ont pas une bonne maîtrise de leur expertise et de leur profession, de sorte que la gestion et le stockage des documents ne sont pas conformes à la réglementation. Bien que le Comité populaire du district soit chargé d'organiser les entrepôts pour collecter et conserver les documents, après la fin de l'opération, il ne peut pas gérer ces entrepôts, ni organiser les fonds pour conserver et conserver en toute sécurité les documents.

Mme Vo Thi Thuy Nga - Directrice du Centre des Archives Historiques Provinciales a déclaré qu'actuellement, les Archives Historiques Provinciales ne disposent pas d'un entrepôt spécialisé, la province a aménagé un entrepôt temporaire au 56 Nguyen Thien Thuat d'une superficie de ^{279 m2} . Le Centre a numérisé 62 154 dossiers de documents du Comité populaire provincial (de juillet 1989 à 1996), 59 615 dossiers de documents du Conseil provincial d'émulation et de récompense ; Nous conservons actuellement 163 collections de documents avec plus de 1 256 m d'étagères à documents, soit l'équivalent de 43 539 documents et archives papier de valeur permanente. Jusqu'à présent, les Archives historiques provinciales ne disposent plus de place pour recevoir les documents soumis, la province doit donc veiller à organiser des archives supplémentaires pour répondre au besoin de stockage centralisé des documents après la restructuration de l'appareil. Les agences provinciales disposent également de nombreux dossiers datant de 2016 et d’avant qui n’ont pas été entièrement édités et qui sont en cours de regroupement et de stockage dans les archives des agences. Au niveau du district, les documents des unités fusionnées sont accumulés et stockés dans des entrepôts et des bureaux ; Certains districts n’ont pas encore mis en place d’installations de stockage centralisées. Après la fin des activités au niveau du district, le stockage centralisé est toujours confronté à des difficultés en termes de coûts de maintenance, de protection de l'entrepôt et de ressources humaines pour exploiter les documents après l'arrangement en raison du manque d'édition. Au niveau des communes, la situation est similaire. Dans toute la province, seulement 12/129 communes, quartiers et villes ont achevé l'édition des documents.

Effort pour réaliser la tâche

En mars 2025, une délégation de travail du Département des archives et des documents d'État (ministère de l'Intérieur) a travaillé à Khanh Hoa sur la gestion des archives et des documents dans le cadre de la réorganisation de l'appareil du système politique. Après une enquête sur le terrain, la délégation a estimé que les difficultés de Khanh Hoa sont communes à de nombreuses localités à travers le pays. La délégation a fourni des orientations sur l’élaboration d’un plan de gestion et de traitement des documents et des bases de données avant, pendant et après la mise en place de l’unité administrative ; Instructions pour les statistiques, l'emballage, le scellement, la remise des documents, le zonage des données sur le système et les mesures visant à assurer la sécurité des documents archivés, la sécurité de l'information...

Le stockage au 56 Nguyen Thien Thuat est plein.

M. Vo Chi Vuong, directeur du ministère de l'Intérieur, a déclaré que le ministère avait proposé que le département des archives et des registres de l'État continue de guider et d'éliminer les obstacles pour la province. Dans le même temps, conseiller au Comité populaire provincial d'émettre la Directive n° 04, datée du 10 avril 2025, sur le renforcement de la gestion des documents et des archives dans la province pendant le processus de restructuration de l'appareil ; réorganiser les unités administratives En conséquence, les documents et les bases de données de toute agence ou organisation doivent être compilés et collectés conformément aux archives de cette agence ou organisation. Les agences et organisations doivent fermer les archives de leur unité à compter de la date de fin des opérations ; Ne pas délivrer de documents administratifs sous autorité à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision de l'autorité compétente sur l'organisation. Avant, pendant l'aménagement de l'appareil organisationnel, l'aménagement et la réorganisation des unités administratives, les documents et les bases de données doivent continuer à être conservés aux Archives historiques provinciales et aux archives de l'agence (ou à l'endroit où ils sont conservés) de l'unité administrative avant l'aménagement. Il est strictement interdit de posséder, de transférer ou de détruire illégalement des documents et des bases de données documentaires ; dommages, dispersion, perte de documents et de bases de données documentaires lors du processus d'organisation de l'appareil. La remise des documents et des bases de données documentaires après une restructuration organisationnelle doit être effectuée conformément à la réglementation. Appliquer strictement la réglementation sur la gestion et l’utilisation des sceaux et des certificats numériques pour le service public ; Protéger la confidentialité des informations documentaires et des bases de données documentaires lors des statistiques, du conditionnement, de la remise, du stockage...

NGUYEN VU

Source : https://baokhanhhoa.vn/xa-hoi/202504/no-luc-dam-bao-cong-tac-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-0f55d28/