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Responsabilité de clôturer les livres d'assurance sociale des salariés
Conformément à l'article 48 du Code du travail de 2019, lors de la rupture d'un contrat de travail, l'entreprise et le salarié ont les responsabilités respectives suivantes :
- Dans les 14 jours ouvrables à compter de la date de résiliation du contrat de travail, les deux parties sont responsables du paiement intégral de tous les montants liés aux droits de chaque partie, sauf dans les cas suivants qui peuvent être prolongés mais pas plus de 30 jours :
+ Les entreprises non individuelles cessent leurs activités ;
+ Les entreprises changent de structure, de technologie ou pour des raisons économiques ;
+ Diviser, séparer, fusionner, consolider ; vente, location, transformation de type d'entreprise ; transfert de propriété et de droit d’utilisation des actifs des entreprises et des coopératives;
+ En raison de catastrophes naturelles, d’incendies, d’attaques ennemies ou d’épidémies dangereuses.
- Le salaire, les assurances sociales, l'assurance maladie, l'assurance chômage, les indemnités de licenciement et les autres avantages des salariés conformément aux conventions collectives de travail et aux contrats de travail doivent être payés en priorité en cas de cessation, de dissolution ou de faillite de l'entreprise ou de la coopérative.
- Les entreprises ont les responsabilités suivantes :
+ Compléter la procédure de confirmation de la période de cotisation d'assurance sociale et d'assurance chômage et la renvoyer accompagnée des documents originaux ou d'autres documents si l'entreprise les a conservés auprès du salarié ;
+ Fournir des copies des documents liés au processus de travail de l’employé si ce dernier le demande. Les frais de copie et d'envoi des documents sont à la charge de l'entreprise.
Ainsi : Sur la base des réglementations ci-dessus, lors de la résiliation d'un contrat de travail, l'entreprise est responsable de confirmer la période de cotisation d'assurance sociale et d'assurance chômage (ou en fait appelée clôture du carnet d'assurance sociale) pour l'employé.
Par conséquent, les comptables et le personnel des ressources humaines des entreprises doivent prêter attention à cette réglementation pour effectuer le travail nécessaire à la clôture du livre d'assurance sociale des employés qui mettent fin à leur contrat de travail.
Les salariés peuvent-ils clôturer eux-mêmes leurs livres de sécurité sociale ?
Conformément à l'article 48 du Code du travail de 2019, les entreprises sont tenues d'effectuer les procédures de confirmation de la période de cotisation d'assurance sociale et d'assurance chômage et de la restituer avec les copies originales des autres documents si l'entreprise les a conservés auprès du salarié.
En outre, l'article 21, clause 5, de la loi sur l'assurance sociale de 2014 stipule également que les entreprises sont responsables de la coordination avec l'agence d'assurance sociale pour restituer le carnet d'assurance sociale aux employés, confirmer la période de paiement de l'assurance sociale lorsque les employés mettent fin à leurs contrats de travail, contrats de travail ou quittent leur emploi conformément aux dispositions de la loi.
Ainsi, on peut constater que la clôture du livre d’assurance sociale relève de la responsabilité de l’entreprise et est réalisée avec la coordination de l’organisme d’assurance sociale.
Par conséquent, les salariés ne peuvent pas clôturer leurs livres d'assurance sociale auprès de l'agence d'assurance sociale après avoir quitté leur emploi, qu'il s'agisse d'une démission légale ou brutale, mais doivent retourner dans leur ancienne entreprise pour leur demander d'effectuer les démarches de clôture de leurs livres d'assurance sociale.
Sanctions pour les entreprises qui ne clôturent pas les livres de sécurité sociale des salariés
Conformément à l'article 12 du décret 12/2022/ND-CP, les entreprises qui n'accomplissent pas les procédures de confirmation de la période de cotisation d'assurance sociale et d'assurance chômage des salariés après la résiliation du contrat de travail conformément aux dispositions de la loi seront soumises aux sanctions suivantes :
- De 2 millions de VND à 4 millions de VND pour les infractions impliquant de 1 à 10 employés ;
- De 4 millions de VND à 10 millions de VND pour les infractions impliquant 11 à 50 travailleurs ;
- De 10 millions de VND à 20 millions de VND pour les infractions impliquant 51 à 100 travailleurs ;
- De 20 millions de VND à 30 millions de VND pour les infractions impliquant 101 à 300 travailleurs ;
- De 30 millions de VND à 40 millions de VND pour les infractions impliquant 301 employés ou plus.
En outre, les entreprises sont également tenues d'effectuer des procédures pour confirmer la période de cotisation d'assurance sociale et d'assurance chômage des employés conformément à la réglementation.
Que doivent faire les salariés lorsque l'entreprise ne clôture pas le livre de cotisations sociales ?
Conformément à l'article 18 de la loi sur l'assurance sociale de 2014, les employés ont le droit de demander aux agences, organisations et individus compétents de revoir les décisions et les actions des agences, organisations et individus lorsqu'il y a des raisons de croire que ces décisions et actions violent la loi sur l'assurance sociale et portent atteinte à leurs droits et intérêts légitimes.
Par conséquent, dans le cas où le salarié a résilié le contrat de travail mais que l'entreprise ne clôture pas le livret d'assurance sociale conformément à la réglementation, le salarié doit d'abord contacter l'entreprise et lui demander de clôturer son livret d'assurance sociale.
Si l'entreprise ne clôture toujours pas le livret d'assurance sociale conformément à la réglementation, le salarié peut déposer une plainte auprès de l'inspecteur en chef du Département du travail, des invalides de guerre et des affaires sociales du siège de l'entreprise pour règlement conformément à l'autorité.
Procédures de clôture des livres d'assurance sociale 2023
Conformément à la décision 595/QD-BHXH de 2017, les employeurs doivent clôturer les livres d'assurance sociale dans l'ordre suivant :
Étape 1 : Signaler une réduction de main-d’œuvre
Avant d'effectuer la procédure de clôture de la sécurité sociale, l'employeur doit effectuer la procédure de notification de réduction de main-d'œuvre.
- Conformément à l'article 23 de la décision 595/QD-BHXH, le dossier de déclaration de réduction d'effectifs comprend :
+ Formulaire de déclaration de rectification des informations relatives à la sécurité sociale et à l'assurance maladie (formulaire TK1-TS)
+ Formulaire de déclaration pour l'unité de régularisation des informations relatives à l'assurance sociale et à l'assurance maladie (formulaire TK3-TS) ;
+ Liste des salariés participant à l’assurance sociale, à l’assurance maladie, à l’assurance accidents, à l’assurance accidents du travail et aux maladies professionnelles (formulaire D02-TS) ;
+ Liste d’informations (formulaire D01-TS);
+ Carte d’assurance maladie du salarié en cours de validité (01 copie/personne) ;
- L'employeur transmet le dossier de notification de réduction d'effectifs directement à l'organisme d'assurance sociale auquel il participe ou l'envoie par courrier.
- Après avoir déclaré avec succès une réduction de cotisations sociales, vous pouvez procéder à la clôture du livret de cotisations sociales.
Étape 2 : Clôturer le livret d’assurance sociale
- Conformément à l'article 23 de la décision 595/QD-BHXH, les documents pour les procédures de clôture du portefeuille d'assurance comprennent :
+ Déclaration d'unité participante, régularisation des renseignements relatifs à l'assurance sociale et à l'assurance maladie (formulaire TK3-TS) ;
+ Liste des salariés participant à l'assurance sociale, à l'assurance maladie, à l'assurance chômage, à l'assurance accidents du travail et maladies professionnelles (formulaire D02-TS).
+ Liste d'informations (formulaire D01-TS).
+ Carnet d'assurance sociale
+ Dépliants sur les assurances sociales.
+ Décision de résiliation du contrat de travail (ou autres documents liés à la résiliation du contrat de travail).
+ Carte d’assurance maladie du salarié en cours de validité (01 copie/personne) ;
- L'employeur dépose la demande de clôture du livret d'assurance sociale auprès de l'organisme d'assurance sociale auquel il participe ou la dépose par courrier.
Heure de clôture du livret d'assurance sociale
Conformément à la clause 1 de l'article 48 du Code du travail de 2019, dans les 14 jours ouvrables à compter de la date de résiliation du contrat de travail, les deux parties sont responsables du paiement intégral de tous les montants liés aux droits de chaque partie, sauf dans les cas suivants, qui peuvent être prolongés mais pas plus de 30 jours :
- L’employeur n’est pas une personne physique qui cesse ses activités ;
- L’employeur change de structure, de technologie ou pour des raisons économiques ;
- Diviser, séparer, fusionner, consolider ; vente, location, transformation de type d'entreprise ; transfert de propriété et de droit d’utilisation des actifs des entreprises et des coopératives;
- En raison de catastrophes naturelles, d’incendies, d’attaques ennemies ou d’épidémies dangereuses.
Ainsi, conformément à la réglementation, le délai de clôture du livre d'assurance sociale ne dépassera pas 14 jours et dans des cas particuliers conformément à la clause 1, article 48 du Code du travail de 2019, le délai maximum de clôture du livre d'assurance sociale ne dépassera pas 30 jours.
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