Promouvoir la numérisation des dossiers et des résultats de règlement des procédures administratives

La numérisation des dossiers et résultats des procédures administratives (TSA) est une tâche essentielle de la construction d'un gouvernement numérique. Elle contribue à la constitution progressive d'un entrepôt de données électroniques pour les organisations et les particuliers sur le portail des services publics. Elle contribue ainsi à améliorer l'efficacité des services publics des administrations publiques et à créer les conditions les plus favorables pour permettre aux organisations et aux particuliers d'effectuer leurs TSA rapidement et facilement.

Des agents du Département des Transports du service « guichet unique » du Centre provincial de services de l'administration publique numérisent des éléments de dossiers. Photo : Duong Chung

Parallèlement à la promotion de la mise en œuvre des services publics en ligne tout au long du processus, le ministère des Transports a récemment numérisé activement les dossiers et les résultats du règlement des procédures administratives pour accélérer le progrès du règlement des procédures administratives pour les personnes, améliorer l'efficacité de la gestion de l'État et contribuer à la construction et à la mise à jour de l'entrepôt de données électroniques des organisations et des particuliers sur le portail provincial des services publics.

En moyenne, chaque jour, le service « guichet unique » du Département des Transports du Centre de services de l'administration publique provinciale reçoit environ 140 dossiers de procédures administratives, dont 100% sont numérisés par les agents et les fonctionnaires conformément à la réglementation.

La camarade Ha Thi Minh Nguyet, agente du Département des Transports chargée de l'orientation et de la réception des procédures administratives au Centre provincial de services administratifs, a déclaré : « À la réception des documents des organisations et des citoyens, nous vérifions et photocopions chaque type de document, le convertissons en copie électronique et utilisons la signature numérique personnelle pour signer la copie électronique. Les documents sont ensuite extraits des données, un code de résultat de numérisation leur est attribué et ils sont stockés dans l'entrepôt de données électroniques. »

Grâce à la numérisation des dossiers administratifs, les agents peuvent, dès leur réception et leur numérisation, les transmettre aux services spécialisés pour la suite du traitement, sans avoir à attendre la fin de la journée pour les récupérer. Le traitement des procédures administratives est ainsi accéléré pour les organisations et les citoyens. De plus, la numérisation des dossiers contribue à améliorer l'efficacité de la gestion et à limiter les pertes et dommages.

Afin d'assurer la mise en œuvre de la numérisation des dossiers et des résultats des procédures administratives, le ministère des Transports dispose d'équipements et de machines complets ; le personnel encadrant et recevant les dossiers a suivi une formation à la numérisation. Conscient de l'importance et des avantages de la numérisation des dossiers et des résultats des procédures administratives, chaque membre du personnel s'efforce d'accomplir ses tâches avec brio.

Identifiant les avantages de la numérisation des dossiers et des résultats du règlement des procédures administratives, le Comité populaire provincial a publié en mai 2021 le Plan n° 131 sur « la numérisation des résultats des procédures administratives sous la juridiction des agences administratives de l'État dans la province ».

Conformément aux directives du Comité populaire provincial, tous les échelons, secteurs et localités ont équipé en urgence le personnel du guichet unique et organisé des formations sur la numérisation des résultats des procédures administratives. Au cours des six premiers mois de l'année, la province a reçu plus de 204 000 dossiers administratifs. Le taux de numérisation des dossiers et des résultats des procédures administratives a atteint 79,63 % ; le taux de documents électroniques a atteint 70,95 %.

Selon l'évaluation du Portail national des services publics, l'indice de numérisation des archives de Vinh Phuc a atteint 11,1 points, soit 1,8 point de plus que la moyenne nationale. Malgré les premiers résultats, le taux de numérisation des archives et les résultats du traitement des procédures administratives dans la province n'ont pas atteint les objectifs fixés par le Plan n° 131 du Comité populaire provincial ; la réutilisation des résultats numérisés du traitement des procédures administratives reste faible.

La raison en est que certaines unités et localités n'ont pas pris de décision ferme quant à la numérisation des documents et des résultats des procédures administratives ; les outils nécessaires à la numérisation ne sont pas garantis, de nombreuses unités ne disposent pas de suffisamment de signatures numériques, et certaines unités au niveau des districts et des communes n'ont pas assuré la signature numérique des résultats des procédures (se limitant à la numérisation des copies papier). De plus, les organisations et les citoyens n'ont pas encore pris l'habitude d'utiliser des copies électroniques pour soumettre leurs documents administratifs en ligne.

Afin de continuer à accélérer les progrès de la numérisation des dossiers et des résultats des procédures administratives, le Comité populaire provincial a récemment publié un plan pour mettre en œuvre le projet « Mise en œuvre du mécanisme d'affectation des prestataires de services postaux publics pour guider, recevoir, numériser les dossiers et renvoyer les résultats des procédures administratives dans la province, phase 1 ».

En outre, la province ordonne aux organismes et unités recevant et traitant les procédures administratives, ainsi qu'aux comités populaires des districts et des villes, de se conformer strictement à l'exploitation et à l'utilisation des résultats du traitement des procédures administratives sur le système d'information de traitement des procédures administratives de la province, en veillant à ce que les particuliers et les entreprises n'aient pas besoin de fournir à nouveau des résultats numérisés sur le système.

Parallèlement, moderniser les équipements informatiques pour servir l'objectif de transformation numérique et de gestion des procédures administratives, en mettant l'accent sur la numérisation des composants des dossiers et des résultats de la gestion des procédures administratives ; renforcer l'organisation de la formation, du coaching et de l'encouragement pour améliorer la capacité, les compétences et la sensibilisation des cadres, des fonctionnaires et des employés publics sur le travail de réception, de gestion des procédures administratives et de réutilisation des résultats de la gestion des procédures administratives sur le portail provincial de la fonction publique.

Renforcer la propagande, la diffusion et l’orientation des citoyens pour qu’ils puissent déposer leurs demandes en ligne sur le Portail Provincial des Services Publics afin de pouvoir réutiliser les résultats des précédentes procédures administratives numérisées.

Le Mo

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