Assurer un travail fluide sur les documents et les archives lors de l'organisation de l'appareil

Instructions de procédure pour les personnes avant d'utiliser les services publics en ligne au Centre de services de l'administration publique de la ville de Hanoi - succursale de Tay Ho. Photo : Mai Huu

La Directive stipule clairement que, en mettant en œuvre la Conclusion n° 127-KL/TU du 28 février 2025 du Politburo et du Secrétariat sur la mise en œuvre de la recherche et proposant de continuer à réorganiser l'appareil du système politique ; Document n° 414/BNV-VTLTNN du 19 mars 2025 du ministère de l'Intérieur sur le renforcement de la gestion des travaux de documentation et d'archives dans le processus de réorganisation de l'appareil du système politique conformément à la conclusion n° 127-KL/TU du Politburo et du Secrétariat.

Afin que le travail de documentation et d'archivage soit fluide et continu, assurant la gestion sûre des documents avant, pendant et après l'achèvement de l'organisation du système politique, le président du comité populaire de la ville demande aux chefs de département, de branche et aux chefs d'agences et d'organisations de soumettre des documents aux archives historiques de la ville ; Président du Comité populaire des districts et des villes ; Les présidents des comités populaires des communes, des quartiers et des villes sont chargés d'assurer le bon déroulement et la continuité du travail de documentation et d'archivage, et de gérer en toute sécurité les documents avant, pendant et après l'achèvement de l'organisation ; Appliquer strictement la réglementation sur la gestion et l’utilisation des sceaux et des certificats de signature numérique pour le service public ; protéger les secrets d'État

Ne permettez absolument pas la possession, le transfert ou la destruction illégale de documents et de bases de données documentaires ; ne pas endommager ou perdre les documents et les bases de données documentaires ; Il est interdit de prendre ou d'envoyer des documents, des bases de données de documents archivés sous quelque forme que ce soit hors du lieu de stockage des documents sans l'autorisation de l'autorité compétente comme prescrit par la loi.

Diriger les unités et les individus pour compiler des statistiques et cataloguer les dossiers et documents sur les travaux terminés ; Les dossiers et documents relatifs aux travaux inachevés sont emballés, scellés et rassemblés dans une salle de stockage ou un entrepôt centralisé.

Il convient de noter que les documents de toute agence ou organisation doivent être répertoriés et collectés conformément aux archives de cette agence ou organisation ; Pour les dossiers et documents relatifs aux travaux inachevés, rassemblez-les séparément et ayez des notes claires.

En même temps, être responsable de l'organisation des entrepôts, des équipements, des ressources humaines et des autres conditions nécessaires pour répondre à la collecte, à la protection et à la conservation en toute sécurité des documents pendant le processus de réorganisation de l'appareil jusqu'à ce que les documents soient remis à l'autorité ou à l'organisation compétente pour gestion après la réorganisation.

Soumettre le dossier de conservation permanente complété et édité aux Archives historiques de la ville conformément aux dispositions de la loi.

Coordonner avec le Centre des archives historiques de la ville pour gérer temporairement d'autres documents jusqu'à ce que les documents soient remis à l'autorité ou à l'organisation compétente pour gestion après réorganisation de l'appareil.

Parallèlement à cela, il faut diriger les unités et les individus pour coordonner avec l'unité qui exploite le système de base de données statistiques, localiser les données sur le système ou les extraire vers des périphériques de stockage et préserver en toute sécurité l'intégrité des documents et des bases de données de documents jusqu'à leur remise aux agences et organisations compétentes après la réorganisation de l'appareil.

Fermer les archives des agences et organismes à compter de la date de cessation des opérations ; Organismes et organisations qui ne délivrent pas de documents administratifs sous leur autorité à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision de fusion ou de cessation d'activité.

Les présidents des comités populaires des districts, des villes et des agglomérations doivent ordonner aux comités populaires des communes, des arrondissements et des villes de compiler des statistiques et de dresser la liste des dossiers et documents sur les travaux achevés, des dossiers et documents sur les travaux non achevés, de les emballer et de les sceller, d'organiser les entrepôts, les équipements, les ressources humaines et d'autres conditions pour assurer la collecte, la protection et la sécurité des documents de l'unité.

La Directive souligne qu'immédiatement après avoir finalisé l'organisation, le chef de la nouvelle agence, organisation ou unité administrative doit rapidement ordonner l'enregistrement de l'ouverture de nouveaux comptes ou de la réouverture de comptes d'organisations et de particuliers dans le système de gestion et d'administration des documents de la Ville ; Système de service public; Registre pour la délivrance de sceaux et de certificats numériques pour le service public spécialisé conformément à la réglementation ; Coordonner avec les Archives historiques de la ville, les unités de gestion des opérations du système et les unités concernées pour recevoir les documents et les bases de données documentaires conformément à l'autorité de gestion de la loi.

Le texte intégral de la directive peut être trouvé ici chi-thi-06.pdf.

Source : https://hanoimoi.vn/bao-dam-cong-tac-van-thu-luu-tru-duoc-thong-suot-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-698653.html