Esfuerzos para garantizar el trabajo documental y de archivo al organizar la organización

Enorme carga de trabajo

En la actualidad, la carga de trabajo de los archivistas del Archivo Histórico Provincial (56 Nguyen Thien Thuat, barrio de Tan Tien, ciudad de Nha Trang) es muy grande. La gente continuamente toma registros para explotación; La gente organiza cuidadosamente cada hoja de papel Do para cortarla y que sirva como respaldo para los documentos de archivo; Buscador de documentos para copia y autenticación de documentos en línea. El personal restante fue movilizado para orientar la edición y ordenación de los documentos.

El grupo de trabajo del Departamento de Registros y Archivos del Estado inspeccionó el barrio de Tan Tien, marzo de 2025.

En el barrio de Tan Tien, aunque hay un almacén separado para el almacenamiento temporal de documentos, el volumen de inventario que necesita transferirse al almacén para su entrega también es muy grande, y los funcionarios del barrio no son competentes en esta profesión. Según el informe del Departamento de Asuntos Internos de la ciudad. Nha Trang, a finales de 2024, los departamentos y oficinas de la ciudad que trabajan en el área interinstitucional deberán trasladar sus sedes para entregar el sitio para la construcción del Centro Administrativo de la Ciudad. Nha Trang. A excepción de los archivos editados dispuestos en estantes, los archivos y documentos restantes se encuentran embolsados, guardados en cajas y almacenados en muchos lugares. La mayoría de los funcionarios y empleados públicos trabajan simultáneamente en tareas administrativas y de archivo, pero no tienen un buen conocimiento de su experiencia y profesión, por lo que la gestión y el almacenamiento de registros no cumplen las regulaciones. Aunque el Comité Popular del Distrito es responsable de organizar los almacenes para recopilar y preservar los documentos, una vez finalizada la operación, no puede administrar estos almacenes ni tampoco puede organizar los fondos para mantener y preservar de forma segura los documentos.

La Sra. Vo Thi Thuy Nga, directora del Centro de Archivos Históricos Provinciales, dijo que actualmente, los Archivos Históricos Provinciales no cuentan con un almacén especializado, la provincia ha dispuesto un almacén temporal en 56 Nguyen Thien Thuat con un área de ^279m2 . El Centro ha digitalizado 62.154 archivos de documentos del Comité Popular Provincial (de julio de 1989 a 1996), 59.615 archivos de documentos de la Junta Provincial de Emulación y Recompensa; Actualmente se conservan 163 colecciones documentales con más de 1.256m de estanterías documentales, equivalentes a 43.539 registros y documentos en papel de valor permanente. Hasta ahora, el Archivo Histórico Provincial ya no tiene espacio para recibir los documentos presentados, por lo que la provincia necesita prestar atención a la organización de archivos adicionales para satisfacer la necesidad de almacenamiento centralizado de documentos después de la reestructuración del aparato. Las agencias provinciales también tienen muchos archivos de 2016 y años anteriores que no han sido completamente editados y están siendo empaquetados y almacenados en los archivos de la agencia. A nivel de distrito, los documentos de las unidades fusionadas se acumulan y almacenan en almacenes y oficinas; Algunos distritos aún no han dispuesto instalaciones de almacenamiento centralizadas. Después de finalizar las actividades a nivel de distrito, el almacenamiento centralizado aún enfrenta dificultades en términos de costos de mantenimiento, protección del almacén y recursos humanos para explotar los documentos después de su organización debido a la falta de edición. A nivel comunal la situación es similar. En toda la provincia, solo 12 de 129 comunas, distritos y localidades han completado la edición de documentos.

Esfuerzo para llevar a cabo la tarea

En marzo de 2025, una delegación de trabajo del Departamento de Registros y Archivos del Estado (Ministerio del Interior) trabajó en Khanh Hoa en la gestión de registros y archivos en el proceso de reorganización del aparato del sistema político. Después de una evaluación de campo, la delegación evaluó que las dificultades de Khanh Hoa son comunes a muchas localidades en todo el país. La delegación brindó orientación sobre la elaboración de un plan para gestionar y manejar documentos y bases de datos antes, durante y después de la disposición de la unidad administrativa; Instrucciones sobre estadísticas, embalaje, sellado, entrega de documentos, datos de zonificación en el sistema y medidas para garantizar la seguridad de los documentos archivados, seguridad de la información...

El almacenamiento en 56 Nguyen Thien Thuat está lleno.

El Sr. Vo Chi Vuong, Director del Departamento del Interior, dijo que el departamento ha propuesto que el Departamento de Registros y Archivos del Estado continúe orientando y eliminando obstáculos para la provincia. Al mismo tiempo, recomendar al Comité Popular Provincial que emita la Directiva No. 04, de fecha 10 de abril de 2025, sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivos en la provincia durante el proceso de reestructuración del aparato; En consecuencia, los documentos y bases de datos de cualquier agencia u organización deben compilarse y recopilarse de acuerdo con los archivos de esa agencia u organización. Los organismos y organizaciones deberán cerrar los archivos de su unidad a partir de la fecha de terminación de sus operaciones; No expedir documentos administrativos bajo autorización a partir de la fecha de vigencia de la decisión de la autoridad competente sobre el acuerdo organizativo. Antes, durante la ordenación del aparato organizativo, la ordenación y reorganización de las unidades administrativas, los documentos y bases de datos deben seguir conservándose en los Archivos Históricos Provinciales y en los archivos de la agencia (o del lugar donde se estén conservando) de la unidad administrativa anterior a la ordenación. Está estrictamente prohibido poseer, transferir o destruir ilegalmente documentos y bases de datos documentales; daños, dispersión, pérdida de documentos y bases de datos documentales durante el proceso de organización del aparato. La entrega de documentos y bases de datos documentales después de una reestructuración organizativa debe realizarse de conformidad con la normativa vigente. Implementar estrictamente la normativa sobre gestión y uso de sellos y certificados digitales para el servicio público; Proteger la confidencialidad de la información documental y de las bases de datos de documentos durante las estadísticas, el embalaje, la entrega, el almacenamiento...

Nguyen Vu

Fuente: https://baokhanhhoa.vn/xa-hoi/202504/no-luc-dam-bao-cong-tac-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-0f55d28/