¿Qué aprender de la experiencia internacional?

Recientemente, la provincia de Khanh Hoa puso a prueba un sistema de evaluación del desempeño (KPI) para medir la calidad del trabajo de los cuadros, funcionarios y empleados públicos.

Recientemente, la provincia de Khanh Hoa puso a prueba un sistema de evaluación del desempeño (KPI) para medir la calidad del trabajo de los cuadros, funcionarios y empleados públicos. Se trata de un paso importante para mejorar la eficiencia de la gestión y la calidad del servicio del aparato administrativo estatal local.

El KPI (Key Performance Indicator) se desarrolló en Estados Unidos en la década de 1980, pero no fue hasta 1992 que este método se aplicó ampliamente. Desde entonces, el KPI ha sido aplicado por muchos países, empresas, agencias y organizaciones de todo el mundo, incluido Vietnam. Sin embargo, los conjuntos de índices KPI están sujetos a cambios para adaptarse a la escala, la operación, los objetivos y los requisitos de cada ubicación.

¿Cómo aplican los países los KPI en la gestión de la administración pública ?

Algunas agencias gubernamentales en Estados Unidos han aplicado KPI para medir el desempeño laboral aplicando el conjunto de criterios “Balanced Scorecard” (BSC).

Khanh Hoa prueba una aplicación de KPI para personal, funcionarios y empleados públicos. Ilustración

Por ejemplo, la Oficina de Administración y Presupuesto de Estados Unidos descubrió que después de implementar el BSC en la gestión presupuestaria, las agencias federales redujeron los costos de gestión en aproximadamente un 5% en los primeros dos años. Las agencias han podido asignar presupuestos de manera más eficiente: aproximadamente el 90% de los programas gubernamentales se completan a tiempo y alcanzan los objetivos presupuestarios (en comparación con el 75% antes del BSC).

Singapur también es un país típico en la aplicación de KPI para mejorar la eficiencia laboral de funcionarios y empleados públicos. El Gobierno de Singapur ha desarrollado un sistema de evaluación del desempeño basado en indicadores clave de desempeño denominado “Marco de desempeño del servicio público”. El sistema incluye indicadores como la calidad del servicio público, la satisfacción ciudadana, la capacidad de respuesta y la eficacia en la solución de problemas. En particular, en Singapur, los KPI no sólo evalúan el desempeño laboral sino que también consideran factores como la creatividad y la innovación en el trabajo. Esto ayuda a que los funcionarios públicos tengan la motivación para maximizar su creatividad y mejorar los procesos de trabajo.

En Japón, el gobierno utiliza métricas como el tiempo de procesamiento, la satisfacción de los ciudadanos y el desempeño del gasto presupuestario para garantizar la transparencia y la eficiencia. Uno de los métodos importantes es el PDCA (Planificar - Hacer - Verificar - Actuar), que ayuda a monitorear y mejorar continuamente las políticas públicas. Por ejemplo, en el sector del transporte, Japón pretende reducir los retrasos de los trenes (Plan), implementar tecnología de monitoreo en tiempo real (Do), evaluar los datos de retrasos (Check) y ajustar los pasos de mantenimiento o los horarios de los trenes para optimizar el rendimiento (Act). Al aplicar KPI y PDCA, Japón puede ajustar rápidamente las políticas, mejorar la eficiencia de la gestión pública y brindar mejores servicios a la gente.

¿Qué puede aprender Khanh Hoa de la experiencia internacional?

Actualmente, Khanh Hoa está en el proceso de desarrollar criterios de evaluación de KPI. Por lo tanto, las experiencias internacionales pueden ayudar a Khanh Hoa a tener un conjunto de herramientas completo, óptimo y factible para evaluar y mejorar la eficiencia laboral de los cuadros, funcionarios y empleados públicos y la calidad del servicio del aparato administrativo estatal en el futuro.

Khanh Hoa puede estudiar la experiencia de Japón en la aplicación del ciclo PDCA para ayudar a monitorear y mejorar continuamente los procedimientos administrativos, como por ejemplo acortar el tiempo de emisión de licencias comerciales.

O construir un sistema de evaluación de funcionarios públicos que no sólo se base en el desempeño sino que también fomente la creatividad en el trabajo siguiendo el modelo de Singapur. Además, el modelo Balanced Scorecard (BSC) de EE. UU. puede ayudar a optimizar los presupuestos y garantizar que los proyectos públicos se completen a tiempo.

La aplicación del sistema KPI para evaluar la productividad y la capacidad de trabajo de los funcionarios y empleados públicos en Khanh Hoa demuestra un fuerte compromiso con la reforma administrativa. Sin embargo, para ser verdaderamente eficaz, el sistema debe ser flexible en la construcción de indicadores KPI, combinado con capacitación, supervisión estrecha y aprendizaje de las experiencias de otros países. Sólo así podremos mejorar la calidad del trabajo de los funcionarios públicos y promover el desarrollo sostenible de los gobiernos locales.

El modelo PDCA de Japón:

PDCA (Planificar - Hacer - Verificar - Actuar) es un modelo de gestión de calidad popular, ampliamente aplicado en Japón para mejorar el desempeño laboral tanto en el sector público como en el privado. Se trata de un proceso iterativo que ayuda a una organización a mejorar continuamente su eficiencia y calidad de servicio. Los pasos incluyen:

Planificar: Identificar el problema a resolver, establecer objetivos específicos y desarrollar un plan de implementación. Por ejemplo, los gobiernos podrían intentar reducir los tiempos de procesamiento administrativo digitalizando el proceso de solicitud.

Hacer (Implementar): Implementar el plan de acuerdo al plan propuesto. Al implementar sistemas de registro en línea, las agencias japonesas prueban el proceso en un grupo pequeño antes de expandirlo.

Comprobar (Verificar, evaluar): Comparar los resultados reales con los objetivos, identificar fortalezas y debilidades. Por ejemplo, después de tres meses de implementar el registro en línea, el gobierno de Tokio recopiló comentarios de los residentes para evaluar los niveles de satisfacción.

Actuar (Acción de Mejora): Con base en la evaluación, ajustar el proceso para optimizar la eficiencia. Cuando se detectan muchos registros erróneos debido a la entrada de información incorrecta, se debe mejorar el sistema agregando una función de verificación automática de errores.

Fuente: https://congthuong.vn/khanh-hoa-thi-diem-kpi-hoc-gi-tu-kinh-nghiem-quoc-te-376115.html