La Directiva establece claramente que, implementando la Conclusión No. 127-KL/TU del 28 de febrero de 2025 del Politburó y la Secretaría sobre la implementación de la investigación y proponiendo continuar reorganizando el aparato del sistema político; Documento No. 414/BNV-VTLTNN de fecha 19 de marzo de 2025 del Ministerio del Interior sobre el fortalecimiento de la gestión del trabajo documental y de archivos en el proceso de reorganización del aparato del sistema político de acuerdo con la Conclusión No. 127-KL/TU del Politburó y la Secretaría.
Para que el trabajo documental y de archivo sea fluido y continuo, garantizando la gestión segura de los documentos antes, durante y después de completar la organización del sistema político, el Presidente del Comité Popular de la Ciudad solicita a los jefes de departamentos, sucursales y jefes de agencias y organizaciones que envíen los documentos al Archivo Histórico de la Ciudad; Presidente del Comité Popular de distritos y municipios; Los presidentes de los comités populares de las comunas, barrios y ciudades son responsables de garantizar el trabajo fluido y continuo de documentos y archivos, y de gestionar de forma segura los documentos antes, durante y después de completar la organización; Implementar estrictamente la normativa sobre gestión y uso de sellos y certificados de firma digital para el servicio público; proteger secretos de estado
No permitir en ningún caso la posesión, transferencia o destrucción ilegal de documentos y bases de datos documentales; no dañar ni perder documentos y bases de datos documentales; No está permitido sacar o enviar documentos, bases de datos de documentos archivados en cualquier forma, fuera del lugar de almacenamiento de documentos sin el permiso de la autoridad competente según lo prescrito por la ley.
Ordenar a las unidades y personas que compilen estadísticas y cataloguen registros y documentos sobre el trabajo realizado; Los registros y documentos sobre trabajos no terminados se empaquetan, sellan y reúnen en una sala de almacenamiento o almacén centralizado.
Se debe tener en cuenta que los documentos de cualquier agencia u organización deben enumerarse y recopilarse de acuerdo con los archivos de esa agencia u organización; Para los registros y documentos sobre trabajos no terminados, recójalos por separado y tenga notas claras.
Al mismo tiempo, será responsable de organizar los almacenes, equipos, recursos humanos y otras condiciones necesarias para atender la recopilación, protección y conservación segura de los documentos durante el proceso de reorganización del aparato hasta que los documentos sean entregados a la autoridad u organización competente para su gestión después de la reorganización.
Presentar el expediente de conservación permanente completo y editado al Archivo Histórico de la Ciudad de acuerdo a lo establecido en la ley.
Coordinar con el Centro de Archivos Históricos de la Ciudad para gestionar temporalmente otros documentos hasta que los mismos sean entregados a la autoridad u organismo competente para su gestión luego de reorganizar el aparato.
Además de ello, ordenar a las unidades y a los individuos que se coordinen con la unidad que opera el sistema de base de datos estadística, localicen los datos en el sistema o los extraigan a dispositivos de almacenamiento y preserven de forma segura la integridad de los documentos y las bases de datos de documentos hasta su entrega a las agencias y organizaciones competentes después de reorganizar el aparato.
Cerrar los archivos de los organismos y organizaciones a partir de la fecha de terminación de sus operaciones; Organismos y organizaciones que no expidan documentos administrativos bajo su autoridad a partir de la fecha efectiva de la decisión de fusionarse o terminar operaciones.
Los presidentes de los Comités Populares de los distritos, pueblos y ciudades ordenan a los Comités Populares de las comunas, barrios y pueblos que recopilen estadísticas y hagan una lista de los registros y documentos sobre el trabajo terminado, los registros y documentos sobre el trabajo inacabado, los empaqueten y sellen, organicen almacenes, equipos, recursos humanos y otras condiciones para garantizar la recopilación, protección y seguridad de los documentos de la unidad.
La Directiva enfatiza que inmediatamente después de completar el arreglo organizativo, el jefe de la nueva agencia, organización o unidad administrativa debe ordenar prontamente el registro de apertura o reapertura de cuentas de organizaciones e individuos en el Sistema de Gestión y Administración de Documentos de la Ciudad; Sistema de servicio público; Registro para la emisión de sellos y certificados digitales para el servicio público especializado de acuerdo a la reglamentación; Coordinar con el Archivo Histórico de la Ciudad, las unidades de gestión de operación del sistema y las unidades pertinentes para recibir documentos y bases de datos documentales de acuerdo a la autoridad de gestión de la ley.
El texto completo de la Directiva se puede encontrar aquí chi-thi-06.pdf.
Fuente: https://hanoimoi.vn/bao-dam-cong-tac-van-thu-luu-tru-duoc-thong-suot-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-698653.html
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