Bemühungen um die Sicherstellung der Dokumenten- und Archivarbeit bei der Organisationsgestaltung

Enorme Arbeitsbelastung

Heutzutage ist die Arbeitsbelastung der Archivare im Provinzhistorischen Archiv (56 Nguyen Thien Thuat, Bezirk Tan Tien, Stadt Nha Trang) sehr groß. Ständig werden Aufzeichnungen gestohlen, um sie auszunutzen. Die Leute ordnen jedes Blatt Do-Papier sorgfältig an, um es auszuschneiden und als Unterlage für Archivdokumente zu verwenden. Dokumentensucher zum Online-Kopieren und Beglaubigen von Dokumenten. Die verbleibenden Mitarbeiter wurden mobilisiert, um die Bearbeitung und Anordnung der Dokumente zu leiten.

Eine Arbeitsgruppe der staatlichen Archiv- und Aufzeichnungsbehörde untersuchte im März 2025 den Bezirk Tan Tien.

Obwohl es im Bezirk Tan Tien ein separates Lager für die vorübergehende Aufbewahrung von Dokumenten gibt, ist auch das Volumen des Inventars, das zur Übergabe in das Lager gebracht werden muss, sehr groß, und die Bezirksbeamten sind in diesem Beruf nicht kompetent. Laut Bericht des städtischen Innenministeriums. Nha Trang: Ende 2024 müssen die im behördenübergreifenden Bereich tätigen Abteilungen und Büros der Stadt ihre Hauptsitze verlegen, um das Gelände für den Bau des Stadtverwaltungszentrums zu übergeben. Nha Trang. Mit Ausnahme der bearbeiteten Akten, die in Regalen angeordnet sind, werden die restlichen Akten und Dokumente in Säcke und Kisten verpackt und an vielen Orten gelagert. Die meisten Beamten und Angestellten im öffentlichen Dienst sind gleichzeitig in der Büro- und Archivierung tätig, verfügen jedoch nicht über ausreichende Fachkenntnisse und Kenntnisse ihres Berufs, sodass die Verwaltung und Aufbewahrung der Unterlagen nicht den Vorschriften entspricht. Obwohl das Volkskomitee des Bezirks für die Einrichtung von Lagern zur Sammlung und Aufbewahrung von Dokumenten verantwortlich ist, kann es diese Lager nach Abschluss der Operation weder verwalten noch Gelder für die Aufbewahrung und sichere Aufbewahrung von Dokumenten bereitstellen.

Frau Vo Thi Thuy Nga, Direktorin des Zentrums für Historische Archive der Provinz, sagte, dass das Historische Archiv der Provinz derzeit über kein spezialisiertes Lager verfüge. Die Provinz habe jedoch ein provisorisches Lager in der Nguyen Thien Thuat 56 mit einer Fläche von ^{279 m²} eingerichtet. Das Zentrum hat 62.154 Akten mit Dokumenten des Volkskomitees der Provinz (von Juli 1989 bis 1996) und 59.615 Akten mit Dokumenten des Emulation and Reward Board der Provinz digitalisiert. Derzeit werden 163 Dokumentensammlungen mit mehr als 1.256 m Dokumentenregalen aufbewahrt, was 43.539 Aufzeichnungen und Papierdokumenten von bleibendem Wert entspricht. Bislang verfügt das Historische Landesarchiv nicht mehr über den Platz, um eingereichte Dokumente entgegenzunehmen. Daher muss sich die Provinz darum kümmern, zusätzliche Archive einzurichten, um den Bedarf an zentraler Dokumentenspeicherung nach der Umstrukturierung des Apparats zu decken. Auch bei den Provinzbehörden liegen zahlreiche Akten aus dem Jahr 2016 und früher vor, die noch nicht vollständig bearbeitet sind und gebündelt in den Archiven der Behörden abgelegt werden. Auf Bezirksebene werden Dokumente der fusionierten Einheiten gesammelt und in Lagern und Büros aufbewahrt. In einigen Bezirken gibt es noch keine zentralen Lagermöglichkeiten. Nach dem Ende der Aktivitäten auf Bezirksebene ist die zentrale Speicherung aufgrund fehlender Bearbeitungsschritte immer noch mit Schwierigkeiten hinsichtlich der Wartungskosten, des Lagerschutzes und der personellen Ressourcen verbunden, um die Dokumente nach der Anordnung auszuwerten. Auf Gemeindeebene ist die Situation ähnlich. In der gesamten Provinz haben nur 12 von 129 Gemeinden, Bezirken und Städten die Dokumentenbearbeitung abgeschlossen.

Aufwand zur Durchführung der Aufgabe

Im März 2025 arbeitete eine Arbeitsdelegation der Abteilung für staatliche Aufzeichnungen und Archive (Innenministerium) in Khanh Hoa an der Verwaltung von Aufzeichnungen und Archiven im Rahmen der Neuorganisation des Apparats des politischen Systems. Nach einer Untersuchung vor Ort kam die Delegation zu dem Schluss, dass die Probleme von Khanh Hoa auch in vielen anderen Orten des Landes auftreten. Die Delegation gab Anleitung zur Entwicklung eines Plans für die Verwaltung und Handhabung von Dokumenten und Datenbanken vor, während und nach der Regelung der Verwaltungseinheit. Anweisungen zur Statistik, Verpackung, Versiegelung, Übergabe von Dokumenten, Zonierung von Daten im System und Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit archivierter Dokumente, Informationssicherheit...

Der Lagerraum in 56 Nguyen Thien Thuat ist voll.

Herr Vo Chi Vuong, Direktor des Innenministeriums, sagte, das Ministerium habe vorgeschlagen, dass die staatliche Abteilung für Aufzeichnungen und Archive weiterhin die Provinz anleiten und Hindernisse aus dem Weg räumen solle. Gleichzeitig wird dem Volkskomitee der Provinz empfohlen, die Richtlinie Nr. 04 vom 10. April 2025 zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit in der Provinz während der Umstrukturierung des Apparats herauszugeben. Verwaltungseinheiten neu organisieren. Dementsprechend müssen Dokumente und Datenbanken einer Behörde oder Organisation entsprechend den Archiven dieser Behörde oder Organisation zusammengestellt und gesammelt werden. Behörden und Organisationen müssen die Archive ihrer Einheiten mit dem Datum der Einstellung ihrer Tätigkeit schließen. Keine Ausstellung behördlicher Verwaltungsdokumente im Rahmen der Behörde ab dem Datum des Inkrafttretens der Entscheidung der zuständigen Behörde über die organisatorische Regelung. Vor und während der Neuordnung des Organisationsapparats sowie der Anordnung und Reorganisation von Verwaltungseinheiten müssen Dokumente und Datenbanken weiterhin im Historischen Landesarchiv und im Agenturarchiv (oder am Aufbewahrungsort) der Verwaltungseinheit vor der Neuordnung aufbewahrt werden. Der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken ist strengstens verboten. Beschädigung, Verbreitung oder Verlust von Dokumenten und Dokumentendatenbanken während der Organisation des Geräts. Die Übergabe von Dokumenten und Dokumentenbeständen nach einer Organisationsumstrukturierung muss ordnungsgemäß erfolgen. Setzen Sie die Vorschriften zur Verwaltung und Verwendung von Siegeln und digitalen Zertifikaten für den öffentlichen Dienst strikt um. Schützen Sie die Vertraulichkeit von Dokumentinformationen und Dokumentdatenbanken während der Statistik, Verpackung, Übergabe, Lagerung usw.

NGUYEN VU

Quelle: https://baokhanhhoa.vn/xa-hoi/202504/no-luc-dam-bao-cong-tac-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-0f55d28/