Anleitung zum Einsatz von KI-Chatbots zur Unterstützung von Beamten und Staatsbediensteten bei ihrer Arbeit

Illustrationsfoto. (Quelle: Ministerium für Wissenschaft und Technologie)

Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie, das die Funktion der staatlichen Verwaltung wissenschaftlicher Forschung, Technologieentwicklung und Innovationsaktivitäten wahrnimmt und die praktischen Anforderungen bei der Anwendung von Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) in staatlichen Behörden erfüllt, hat Richtlinien zu einer Reihe allgemeiner Grundsätze für Beamte, öffentliche Angestellte und Mitarbeiter staatlicher Behörden herausgegeben, die für ihre Arbeit große Sprachmodelle (KI-Chatbots) verwenden.

Ziel des Leitfadens ist es, Beamten, öffentlichen Angestellten und Mitarbeitern in staatlichen Behörden allgemeine und leicht verständliche Grundsätze für die effektive und sichere Nutzung großer Sprachmodelle (KI-Chatbots) zur Unterstützung ihrer Arbeit an die Hand zu geben.

Agenturen und Einheiten, die KI-Chatbots in ihrer Arbeit einsetzen müssen, werden ermutigt, sich proaktiv mit diesem Dokument vertraut zu machen und es zu nutzen, um es in ihren Organisationen auf eine der Realität entsprechende Weise einzusetzen und zu verbreiten. Durch die Dokumentation wird sichergestellt, dass KI-Anwendungen sicher sind und echte Vorteile bieten.

Generaldirektor Mai Xuan Thanh, der stellvertretende Vorsitzende des Volkskomitees von Hanoi, Ha Minh Hai, und der stellvertretende Generaldirektor Vu Manh Cuong, die Vorsitzende der vietnamesischen Steuerberatungsvereinigung, Nguyen Thi Cuc, und der stellvertretende Direktor der Steuerbehörde von Hanoi, Phan Tien Hoa, führten die Knopfdruckzeremonie durch, um die Anwendung „Virtueller Assistent zur Unterstützung der Steuerzahler“ zu starten.

Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie hat klar zum Ausdruck gebracht, dass bei der Bereitstellung von Daten und der Verwendung von KI-Chatbots grundsätzlich darauf geachtet werden muss, dass über KI-Chatbots keine Daten oder Dokumente weitergegeben werden, die als Staatsgeheimnisse eingestuft sind, sowie keine sensiblen Informationen wie persönliche Informationen, interne Dokumente oder Daten, die die Sicherheit oder Organisation beeinträchtigen könnten. Stellen Sie sicher, dass die dem KI-Chatbot bereitgestellten Daten oder Informationen nicht gegen die historischen Traditionen, die Kultur, die Ethik, die Geographie, die politischen Ansichten, die territoriale Souveränität oder die Bräuche Vietnams verstoßen. Verwenden Sie außerdem keine Inhalte, die Urheberrechte, Rechte an geistigem Eigentum oder andere damit verbundene Rechte verletzen.

Vermeiden Sie bei der Verwendung von KI-Chatbots die Erstellung von Konten mit demselben Namen oder Kennwort wie für offizielle Konten (Büro-E-Mail-Konten, interne Systeme usw.), um die Informationssicherheit zu gewährleisten. Setzen Sie KI-Chatbots sorgfältig, effektiv und verantwortungsbewusst ein. Testen und bewerten Sie außerdem die vom KI-Chatbot bereitgestellten Ergebnisse gründlich, bevor Sie ihn verwenden. Stellen Sie sicher, dass die Informationen korrekt und für den Arbeitskontext relevant sind und bei der Anwendung weder irreführend noch fehlerhaft sind. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf KI-Chatbots. Um Entscheidungen treffen zu können, müssen diese mit persönlichem Wissen und Erfahrung kombiniert werden.

Für Agenturen und Einheiten ist es notwendig, Kader, Beamte, öffentliche Angestellte und Arbeiter zu propagieren, zu verbreiten und anzuleiten, KI-Chatbots entsprechend den Funktionen, Aufgaben, Befugnissen und Merkmalen der Agentur oder Einheit zu verwenden. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Gewährleistung der Netzwerksicherheit.

Die Verantwortung für den Einsatz von KI-Chatbots liegt beim Leiter der Agentur oder Organisation. Verantwortlich für die Verwaltung und Sicherung von Konten mithilfe eines KI-Chatbots; Falls das Konto der Agentur oder Einheit die Kontrolle verliert oder eine Identitätsdiebstahl stattfindet, muss die Agentur oder Einheit die Einheit zur Bereitstellung von KI-Chatbots benachrichtigen, damit das Problem rechtzeitig bearbeitet werden kann.

Die Verwaltung und Zugriffsberechtigung im KI-Chatbot muss mit den Funktionen, Aufgaben und Befugnissen der Teilnehmer übereinstimmen, die den KI-Chatbot verwenden.

Wenn ein Beamter, Staatsbediensteter oder öffentlicher Angestellter seinen Arbeitsplatz verlässt oder wechselt, muss die Behörde oder Einheit den Sicherheitsschlüssel (sofern vorhanden) widerrufen oder das Benutzerkonto des KI-Chatbots löschen, um die Sicherheit und eine strenge Verwaltung zu gewährleisten.

Bauen Sie nach und nach Ihre eigene Wissensdatenbank auf, aus der Sie spezialisierte Chatbots für die Aktivitäten Ihrer Agentur oder Einheit erstellen können.

Überwachen und erfassen Sie regelmäßig die Situation der Nutzung von KI-Chatbots durch Kader, Beamte, öffentliche Angestellte und leitende Angestellte. Die Implementierungseinheit des KI-Chatbots ist für die Bereitstellung detaillierter Anweisungen und regelmäßigen technischen Support verantwortlich, um eine reibungslose und sichere Nutzung zu gewährleisten.

Für Kader, Beamte, öffentliche Angestellte und Arbeiter ist es notwendig, die auf den Plattformen und Informationssystemen von Agenturen und Einheiten angegebenen personenbezogenen Daten selbst zu verwalten und Verantwortung für deren Schutz zu übernehmen. Geben Sie keine Anmeldekonten weiter und stellen Sie keine unbefugten Verbindungen zu Plattformen und Informationssystemen von Behörden und Einheiten in KI-Chatbots her.

Aktivieren Sie beim Ausnutzen und Verwenden von Chatbots im Allgemeinen und KI-Chatbots im Besonderen an öffentlichen Internetzugangspunkten während der Verwendung auf keinen Fall den Kennwortspeichermodus. Geben Sie dem KI-Chatbot keine personenbezogenen Daten, Identifikationsinformationen und andere sensible Informationen von Ihnen oder anderen weiter. Verwenden Sie Chatbots im Allgemeinen und KI-Chatbots im Besonderen nicht für illegale Zwecke, Verstöße gegen die öffentliche Moral oder Handlungen wie Hacking, Erstellen von Deepfakes oder Betrug.

Wenn während des Implementierungsprozesses Schwierigkeiten, Probleme oder größere Probleme bei der Verwendung von KI-Chatbots auftreten, müssen sich Behörden und Einheiten an die Nationale Abteilung für digitale Transformation des Ministeriums für Wissenschaft und Technologie wenden, um Unterstützung zu erhalten.

Es ist bekannt, dass das Ministerium für Wissenschaft und Technologie ein nationales KI-Transformationsprogramm aufbaut, um KI in allen Bereichen anzuwenden. Aufbau einer gemeinsamen KI-Computerinfrastruktur.

Das nationale KI-Transformationsprogramm muss den Geist der „All-Menschen“- und „Umfassenden“-Strategie widerspiegeln. Ziel ist es, dass jeder Bürger und Beamte einen virtuellen Assistenten hat.

Dementsprechend ist die Frist für die Einreichung des Nationalen KI-Transformationsprogramms beim Premierminister Mai 2025 und bis November 2025 muss es einen virtuellen Assistenten für die Menschen geben.