Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong quản lý, chỉ đạo, điều hành, ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải quyết công việc hàng ngày và chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chính tầm quan trọng đó, trên cơ sở yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra, các cơ quan trong tỉnh đã ban hành đầy đủ văn bản triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.
Trong 5 năm (từ năm 2018 đến nay), Văn phòng Tỉnh ủy đã tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại 18 đơn vị cấp huyện, mặt trận, đoàn thể và 11 Đảng ủy cấp xã. 10/10 cấp ủy huyện cũng tổ chức kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ đối với cấp ủy trực thuộc. Qua đó đã kịp thời phát hiện và chấn chỉnh sai sót, giải đáp những vướng mắc về nghiệp vụ, nhất là việc thực hiện các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ. Thống kê của Tỉnh ủy cho thấy, từ tháng 1/2018 đến tháng 9/2023, kho lưu trữ Tỉnh ủy đã phục vụ trên 1.300 lượt người khai thác với gần 1.121.000 tài liệu. Kho lưu trữ các cấp ủy cấp huyện đã phục vụ hơn 1.270 lượt người khai thác với hơn 2.737 tài liệu.
Văn phòng Tỉnh ủy cũng tiến hành số hóa văn bản đến, phát hành và chuyển qua văn kiện Đảng bộ tỉnh 6.100 văn bản đi (đạt 100%). Đồng thời, tiếp nhận, xử lý 28.000 văn bản đến, trong đó tiếp nhận qua mạng diện rộng của Đảng 22.000 văn bản; tiến hành cập nhật và bổ sung vào cơ sở dữ liệu mục hồ sơ, danh mục tài liệu kho lưu trữ Tỉnh ủy 3.200 hồ sơ và trên 71.700 tài liệu. Văn phòng các cấp ủy huyện, các ban của Tỉnh ủy, các đảng ủy trực thuộc đã phát hành 38.700 văn bản đi và tiếp nhận 92.100 văn bản đến các loại và hầu hết đều được chuyển thành văn bản điện tử.
Theo đánh giá của Tỉnh ủy, công tác văn thư, lưu trữ ngày càng có nhiều chuyển biến đáng ghi nhận. Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được ban hành đầy đủ tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thống nhất từ tỉnh đến cơ sở. Tuy nhiên, việc thu thập một số tài liệu về kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu; công tác sưu tầm, chỉnh lý tài liệu chưa đầy đủ. Đa số cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cấp chưa được đào tạo đúng chuyên ngành; trình độ nghiệp vụ còn hạn chế, phải kiêm nhiệm nhiều việc hoặc thường xuyên thay đổi nên ảnh hưởng không ít đến chất lượng công tác văn thư, lưu trữ…
Tại hội nghị sơ kết 5 năm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Đảng, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị – xã hội vừa diễn ra, đồng chí Nguyễn Hoài Anh – Ủy viên Dự khuyết BCH Trung ương Đảng, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy đã yêu cầu các cấp ủy thực hiện đúng quy định ở tất cả các khâu của quy trình công tác văn thư, lưu trữ. Lãnh đạo các cấp cần siết chặt kỷ luật, kỷ cương, tránh tình trạng lạm quyền; thực hiện nghiêm túc, đồng bộ, khoa học, chặt chẽ trong công tác văn thư, lưu trữ. Công tác văn thư cần phải đúng quy định, đúng thẩm quyền, đảm bảo khoa học, chặt chẽ, bí mật thông tin tài liệu. Đẩy mạnh cải cách quy trình, thủ tục, giảm bớt văn bản, giấy tờ; ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số. Đối với công tác lưu trữ phải bảo quản an toàn tài liệu; tổ chức khai thác, phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ, chú trọng phòng chống cháy nổ. Thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ; tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc…
