تسريع التقدم وتجنب تراكم العمل

في 30 أغسطس، ترأس الوزير نجوين مانه هونغ مؤتمر إدارة الدولة لشهر أغسطس 2024 لوزارة الإعلام والاتصالات.

مدرسة نجوين مانه هونغ 3.jpg
انعقد مؤتمر إدارة الدولة أغسطس 2024 لوزارة الإعلام والاتصالات في 30 أغسطس، بمزيج من الأساليب المباشرة وعبر الإنترنت. الصورة: لي آنه دونج

وحضر المؤتمر، الذي أقيم بالتنسيق الشخصي والعبر الإنترنت، نواب وزراء الإعلام والاتصالات فان تام، وفام دوك لونج، ونغوين هوي دونج، ونغوين ثانه لام؛ نائب رئيس اللجنة الشعبية لمدينة هاي فونج هوانج مينه كونج ورؤساء ونواب رؤساء الوكالات والوحدات والشركات التابعة للوزارة.

وأظهرت الإحصائيات التي حدّثها مكتب وزارة الإعلام والاتصالات في المؤتمر، أن صناعة المعلومات والاتصالات واصلت خلال الأشهر الثمانية الأولى من عام 2024 النمو من حيث الإيرادات والأرباح والمساهمة في الميزانية وكذلك المساهمة في الناتج المحلي الإجمالي للبلاد، بمعدل نمو 20 - 25.5% مقارنة بنفس الفترة من العام الماضي.

ومن الجدير بالذكر أنه في أغسطس/آب، ترأست وزارة الإعلام والاتصالات سلسلة من الأنشطة الهادفة للاحتفال بالذكرى التاسعة والسبعين ليوم تقاليد صناعة المعلومات والاتصالات، بما في ذلك: مراسم تقديم البخور في منطقة دينه هوا الآمنة، وتاي نجوين، ومقبرة شهداء صناعة المعلومات والاتصالات في تاي نينه؛ تنظيم لقاء مع أكثر من 400 من الكوادر المتقاعدين في المناطق الثلاث الشمال والوسط والجنوب؛ عرض خرائط ثلاثية الأبعاد في مبنى مقر الوزارة لإعادة إنشاء تاريخ تشكيل وتطور صناعة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات؛ تنظيم محادثة بين الوزير وجميع الضباط والموظفين في الوزارة حول تقاليد الصناعة وتاريخها والفرص والتحديات والمهام والبعثات للجيل الحالي.

وفي الوقت نفسه، تستمر العديد من الأنشطة المهنية في العمل بشكل مستقر وفعال من خلال الوكالات والوحدات داخل الوزارة. ومع ذلك، تشير نتائج المراجعة التي أجراها مكتب وزارة الإعلام والاتصالات إلى أنه بالإضافة إلى ما يقرب من 150 مهمة أنجزتها الوحدات في أغسطس/آب، لا يزال هناك عدد من المهام التي تجاوزت الموعد النهائي المطلوب من قيادات الوزارة. بالنسبة للوحدات التي لديها العديد من المهام التي يصعب تنفيذها، طلب الوزير نجوين مانه هونغ من قادة هذه الوحدات التركيز على تسريع تقدم العمل، وعدم السماح للمهام بالتراكم.

نمو صناعة تكنولوجيا المعلومات في الأشهر الثمانية الأولى من عام 2024 1.jpg
إحصائيات حول تطور صناعة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الأشهر الثمانية الأولى من هذا العام. الصورة: مكتب وزارة الإعلام والاتصالات

وأكد الوزير نجوين مانه هونغ عدة مرات على الرأي القائل بأن القادة مسؤولون عن الاستثمار في التكنولوجيا وتطوير الأدوات الرقمية لتقليل أعباء العمل ومساعدة المسؤولين والموظفين المدنيين والموظفين العموميين والعمال.

في اجتماع كافة المسؤولين والموظفين بوزارة الإعلام والاتصالات يوم 28 أغسطس، شارك رئيس قطاع الإعلام والاتصالات حول مهمتين تركز وزارة الإعلام والاتصالات على تنفيذهما لتخفيف أعباء العمل على العاملين، وهما: تطوير مساعدين افتراضيين لخدمة المسؤولين والموظفين المدنيين؛ ونشر نظام إبلاغ عبر الإنترنت بهدف محدد يتمثل في تقليل عدد التقارير الواردة من إدارة المعلومات والاتصالات إلى الوزارة بمقدار 10 مرات كل عام، وبالتالي تقليل الوقت الذي يتعين على الوكالات والوحدات في الوزارة معالجة التقارير.

إن متابعة تقدم ونتائج تنفيذ المهمتين المهمتين المذكورتين أعلاه هو المحتوى الذي يستغرق معظم وقت مؤتمر إدارة الدولة لوزارة الإعلام والاتصالات في أغسطس/آب 2024. وعلى وجه الخصوص، تم إطلاق التقرير عبر الإنترنت كمشروع تجريبي من قبل مكتب وزارة الإعلام والاتصالات منذ منتصف يوليو/تموز، مع التوجه نحو التحول الرقمي الشامل لعملية تجميع التقارير، مع تحسين العمليات وتقليل الوقت والتكاليف والموارد البشرية.

مدرسة نجوين مانه هونغ 1.jpg
وأشار الوزير نجوين مانه هونغ إلى أن الأمل عند تنفيذ التقارير عبر الإنترنت هو التحرك نحو المستويات الأدنى التي لا تحتاج إلى الإبلاغ إلى مستويات أعلى. الصورة: لي آنه دونج

طلب الوزير نجوين مانه هونغ من مكتب وزارة الإعلام والاتصالات إعداد تقرير موضوعي حول تنفيذ نظام الإبلاغ عبر الإنترنت، بناءً على العمل مع الوكالات والوحدات المتخصصة في الوزارة وإدارات المعلومات والاتصالات في المناطق المجاورة حول محتوى تغيير شكل الإبلاغ للوكالات والوحدات.

وأوضح رئيس قطاع المعلومات والاتصالات أن هدف نظام الإبلاغ الإلكتروني هو التحرك نحو النقطة التي لا يحتاج فيها المرؤوسون إلى الإبلاغ لرؤسائهم، كما أشار إلى المتطلب التالي: من البيانات التي يتم تحديثها بشكل دوري من قبل إدارات المعلومات والاتصالات على النظام، سيتعين على مديري الإدارات والأقسام تقديم تقارير شهرية أو مخصصة عن حالة الأنشطة في المجالات الخاضعة لمسؤوليتهم.

يعد بناء قاعدة المعرفة المهمة الرئيسية عند العمل كمساعد افتراضي لدعم الموظفين المدنيين.

تم قضاء معظم وقت مؤتمر إدارة الدولة في أغسطس في عرض المساعدين الافتراضيين للوكالة الوطنية للتحول الرقمي، ووكالة المعلومات الخارجية، والتبادلات والمناقشات لإيجاد حلول مجدية، وخاصة بناء أنظمة المعرفة الممتازة للوحدات.

حول مركز التحول الرقمي الوطني.jpg
قام السيد دو لاب هيين، ممثل الوكالة الوطنية للتحول الرقمي، بتقديم عرض توضيحي للمساعد الافتراضي للوحدة في المؤتمر. الصورة: لي آنه دونج

قررت وزارة الإعلام والاتصالات ريادة تطبيق المساعدين الافتراضيين في الأنشطة المهنية. المساعد الافتراضي لوزارة الإعلام والاتصالات هو مزيج من أنظمة المعرفة الخبيرة التي بناها الإنسان ونماذج اللغة الكبيرة للذكاء الاصطناعي. ومن خلال تعزيز استخدام المساعدين الافتراضيين لدعم العمل، تعمل الوحدات أيضًا على تجميع المعرفة التنظيمية، وهو ما يعد أصلًا قيمًا يمكن تركه للأجيال القادمة.

ماذا يحدث عندما يشرب كوك ثونغ تين دوي نجوآي.jpg
مدير إدارة الإعلام الخارجي فام آن توان يتحدث عن كيفية أن تصبح مساعدًا افتراضيًا للإدارة. الصورة: لي آنه دونج

من خلال العرض التجريبي للمساعدين الافتراضيين للوحدتين، كرر الوزير نجوين مانه هونغ وجهة نظر الوزارة في تطوير المساعدين الافتراضيين لخدمة المسؤولين والموظفين المدنيين، أي أن بناء نظام المعرفة أمر مهم والمهمة الرئيسية؛ إن التميز في المساعد الافتراضي الذي يخدم المسؤولين والموظفين المدنيين يجب أن يكون في المقام الأول نظام المعرفة.

ردًا على مخاوف الوحدات بشأن كيفية تسريع بناء نظام المعرفة، اقترح الوزير نجوين مانه هونغ طريقة تتضمن الخطوات التالية: مراجعة الأسئلة الموجودة لمعرفة ما إذا كانت أسئلة شائعة في ممارسات عمل الوحدة؛ استخدم ChatGPT للإجابة على الأسئلة البسيطة؛ تقسيم الإجابة على الأسئلة المركبة الجديدة، متعددة المحتوى، للموظفين داخل الوحدة؛ وأخيرا، قم "بتعزيز" الإجابات من خلال اجتماع لتقييم دقتها والموافقة على تضمينها في نظام المعرفة الخاص بالوحدة. تضمن هذه الخطوة الأخيرة أنه بالنسبة لعملية واحدة أو مهمة واحدة، يقدم النظام إجابة واحدة فقط. قال الوزير نجوين مانه هونغ: "هذه هي الطريقة التي نستخدم بها ChatGPT في إدارة الدولة!"

خلال المؤتمر، كلف الوزير نجوين مانه هونغ نائب الوزير فام دوك لونج بتوجيه والتركيز على تطوير مساعد افتراضي سريع للوكالة الوطنية للتحول الرقمي. ومن ثم، من خلال مقارنة خطة المساعد الافتراضي في الهيئة الوطنية للتحول الرقمي وهيئة الاستعلامات الخارجية، سيتم الاتفاق على الخطة بين قيادات الوزارة وإصدار التعليمات للوحدات الأخرى لتطبيقها.

تغيير طريقة عمل موظفي الخدمة المدنية باستخدام المساعدين الافتراضيين تتوقع وزارة الإعلام والاتصالات أن يعمل المساعدون الافتراضيون على تغيير نظام المعرفة وأساليب العمل في نظام موظفي الخدمة المدنية في الدولة، وإضفاء الذكاء على عمليات نظام موظفي الخدمة المدنية في فيتنام بأكمله.