وزارة الداخلية توجه المحليات في إدارة الوثائق والمحفوظات عند ترتيب الوحدات الإدارية

توضيح

بموجب الاستنتاج رقم 137-KL/TW المؤرخ 28 مارس 2025 الصادر عن المكتب السياسي والأمانة العامة بشأن مشروع إعادة ترتيب وتنظيم الوحدات الإدارية على جميع المستويات وبناء نموذج منظمة حكومية محلية على مستويين، من أجل ضمان أنشطة الإدارة والتشغيل السلسة، وتلبية متطلبات الخدمة للأشخاص والوكالات والمنظمات بشكل مستمر، والحد من خطر فقدان الوثائق الأرشيفية، نفذت وزارة الداخلية خطة لتوجيه ودعم المحليات في تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف.

ويهدف هذا إلى تعزيز مسؤولية إدارة الدولة للوثائق والمحفوظات على مستوى البلاد في سياق ترتيب الأجهزة وتنظيمها.

ستقوم وزارة الداخلية بشكل مباشر بحث وتوجيه ودعم المحليات في تنفيذ المهام العاجلة لإدارة أعمال الوثائق والأرشيف ورقمنة الوثائق الأرشيفية عند ترتيب وإعادة تنظيم الوحدات الإدارية على جميع المستويات وبناء نموذج لتنظيم جهاز الحكومة المحلية على المستويين.

ويجب أن يتزامن تنفيذ مهام إدارة الأرشيف والرقمنة مع تقدم ترتيب وإعادة تنظيم الوحدات الإدارية المحلية على كافة المستويات. ضمان الامتثال الكامل لمتطلبات أمن الوثائق، وأمن معلومات الوثائق، والبيانات؛ ضمان سلاسة أنشطة الإدارة والتشغيل، وتلبية متطلبات الخدمة المستمرة للأفراد والهيئات والمنظمات.

وبحسب الخطة، خلال تنفيذ مشروع إعادة ترتيب وتنظيم الوحدات الإدارية على كافة المستويات وبناء نموذج لتنظيم جهاز الحكومة المحلية على المستويين، ستستقبل وزارة الداخلية بشكل مباشر وترد وتوجه وتجيب على الأسئلة المتعلقة بأعمال الوثائق والأرشيف.

وفي الوقت نفسه، تنظيم وفود عمل تابعة لوزارة الداخلية للعمل بشكل مباشر مع المحليات وتقديم التوجيه بشأن إدارة العمل الوثائقي والأرشفة ورقمنة الوثائق الأرشيفية عند تنفيذ ترتيب وإعادة تنظيم الوحدات الإدارية على جميع المستويات وبناء نموذج لتنظيم جهاز الحكومة المحلية على المستويين.

كما أوصت وزارة الداخلية بإدراج محتوى إعادة تنظيم الأرشيفات التاريخية للدولة على مستوى المحافظات في مشروع إعادة ترتيب وتنظيم الوحدات الإدارية على كافة المستويات وبناء نموذج لتنظيم الحكومة المحلية على مستويين...

وفي وقت سابق، أصدرت وزارة الداخلية في 19 مارس/آذار الماضي، رسالة رسمية إلى اللجان الشعبية في المحافظات والمدن التي تديرها الحكومة المركزية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي.

طلبت وزارة الداخلية من رئيس اللجنة الشعبية للمحافظة أو المدينة المركزية توجيه تنفيذ عدد من المهام العاجلة بشكل عاجل لتعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز الحكومة المحلية.

يجب إدارة جميع الوثائق وقواعد بيانات الوثائق التي تم تشكيلها أثناء أنشطة الهيئات والمنظمات بشكل مركزي وموحد وآمن وفقًا لكل أرشيف؛ يجب إدراج الوثائق وقواعد بيانات الوثائق الخاصة بأي وكالة أو منظمة وجمعها وفقًا لأرشيفات تلك الوكالة أو المنظمة.

تنفيذ عملية إغلاق أرشيف الهيئات والمنظمات اعتباراً من تاريخ انتهاء أعمالها. لا تصدر الهيئات والمنظمات أي مستندات إدارية تحت سلطتها اعتباراً من تاريخ نفاذ قرار السلطة المختصة بالاندماج أو إنهاء العمليات. يُمنع منعًا باتًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بشكل غير قانوني؛ لا تتسبب في إتلاف أو فقدان المستندات وقواعد بيانات المستندات أثناء عملية تنظيم الجهاز.

تتولى الأرشيفات التاريخية بالمحافظات استلام والتنسيق مع رؤساء الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية لمواصلة حفظ جميع الوثائق الأرشيفية وقواعد البيانات الوثائقية في المحافظة في الموقع أو مؤقتاً وتسليم الوثائق وفقاً لصلاحياتها الإدارية إلى الهيئات والمنظمات والوحدات الإدارية الجديدة بعد إعادة هيكلة الجهاز.

تتم عملية تسليم الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية بعد الترتيب التنظيمي وفقا لأحكام قانون سلطة إدارة الأرشيف.

وتشترط وزارة الداخلية أيضًا تطبيقًا صارمًا للوائح القانونية المتعلقة بإدارة واستخدام الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة؛ حماية أسرار الدولة وضمان أمن المعلومات والوثائق والبيانات أثناء أداء المهام الإحصائية وتعبئتها وتسليمها وحفظها واستخدامها في عملية إعادة تنظيم الجهاز.

ثو جيانج

المصدر: https://baochinhphu.vn/bo-noi-vu-huong-dan-dia-phuong-quan-ly-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-10225040511250635.htm