ضمان سلاسة عمل الوثائق والأرشيف عند تنظيم الجهاز

تعليمات الإجراءات للأشخاص قبل استخدام الخدمات العامة عبر الإنترنت في مركز خدمة الإدارة العامة لمدينة هانوي - فرع تاي هو. الصورة: ماي ​​هوو

تنص التوجيه بوضوح على أنه تنفيذًا للاستنتاج رقم 127-KL/TU المؤرخ 28 فبراير 2025 الصادر عن المكتب السياسي والأمانة العامة بشأن تنفيذ البحوث واقتراح الاستمرار في إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي؛ وثيقة رقم 414/BNV-VTLTNN بتاريخ 19 مارس 2025 لوزارة الداخلية بشأن تعزيز إدارة أعمال الوثائق والأرشيف في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TU للمكتب السياسي والأمانة العامة.

من أجل أن يكون العمل في مجال الوثائق والأرشيف سلسًا ومستمرًا، ويضمن الإدارة الآمنة للوثائق قبل وأثناء وبعد الانتهاء من تنظيم النظام السياسي، يطلب رئيس لجنة الشعب بالمدينة من رؤساء الأقسام والفروع ورؤساء الهيئات والمنظمات تقديم الوثائق إلى أرشيف المدينة التاريخي؛ رئيس اللجنة الشعبية للمناطق والبلدات؛ يقع على عاتق رؤساء اللجان الشعبية في البلديات والأحياء والمدن مسؤولية ضمان سلاسة واستمرار العمل في مجال الوثائق والأرشيف، وإدارة الوثائق بشكل آمن قبل وأثناء وبعد إكمال الترتيب التنظيمي؛ تطبيق اللوائح بشكل صارم فيما يتعلق بإدارة واستخدام الأختام وشهادات التوقيع الرقمي للخدمة العامة؛ حماية أسرار الدولة

لا يجوز مطلقًا حيازة أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد بيانات الوثائق بشكل غير قانوني؛ عدم إتلاف أو فقدان المستندات وقواعد بيانات المستندات؛ لا يجوز إخراج أو إرسال الوثائق أو قواعد البيانات الوثائقية المؤرشفة بأي شكل من الأشكال خارج أماكن تخزين الوثائق إلا بإذن من الجهة المختصة وفقاً لما ينص عليه القانون.

تكليف الوحدات والأفراد بتجميع الإحصائيات وفهرسة السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل المنجز؛ يتم تعبئة السجلات والوثائق المتعلقة بالعمل غير المكتمل وإغلاقها وتجميعها في غرفة تخزين مركزية أو مستودع.

تجدر الإشارة إلى أنه يجب إدراج وثائق أي وكالة أو منظمة وجمعها وفقًا لأرشيفات تلك الوكالة أو المنظمة؛ بالنسبة للسجلات والمستندات المتعلقة بالعمل غير المكتمل، قم بجمعها بشكل منفصل واحتفظ بملاحظات واضحة عليها.

وفي الوقت نفسه، يكون مسؤولاً عن ترتيب المستودعات والمعدات والموارد البشرية وغيرها من الظروف الضرورية لتلبية جمع وحماية وحفظ الوثائق بشكل آمن أثناء عملية إعادة تنظيم الجهاز حتى يتم تسليم الوثائق إلى السلطة أو المنظمة المختصة للإدارة بعد إعادة التنظيم.

تقديم ملف الحفظ الدائم المكتمل والمحرر إلى أرشيف المدينة التاريخي وفقًا لأحكام القانون.

التنسيق مع مركز أرشيف المدينة التاريخي لإدارة الوثائق الأخرى مؤقتًا إلى حين تسليمها إلى الجهة أو الجهة المختصة لإدارتها بعد إعادة تنظيم الجهاز.

إلى جانب ذلك توجيه الوحدات والأفراد بالتنسيق مع الوحدة المشغلة لنظام قواعد البيانات الإحصائية وتوطين البيانات على النظام أو استخراجها إلى أجهزة التخزين والحفاظ على سلامة الوثائق وقواعد بيانات الوثائق بشكل آمن حتى تسليمها إلى الجهات والهيئات المختصة بعد إعادة تنظيم الجهاز.

إغلاق أرشيف الهيئات والمنظمات اعتباراً من تاريخ انتهاء أعمالها؛ الهيئات والمنظمات التي لا تصدر وثائق إدارية تحت سلطتها اعتباراً من تاريخ نفاذ قرار الاندماج أو إنهاء العمليات.

على رؤساء اللجان الشعبية في الأحياء والبلدات والمدن توجيه اللجان الشعبية في البلديات والأحياء والبلدات لجمع الإحصاءات وإصدار قائمة بالسجلات والوثائق المتعلقة بالأعمال المنجزة والسجلات والوثائق المتعلقة بالأعمال غير المنجزة وتعبئتها وختمها وترتيب المستودعات والمعدات والموارد البشرية وغيرها من الظروف لضمان جمع وثائق الوحدة وحمايتها وسلامتها.

وتؤكد التوجيهات أنه فور الانتهاء من الترتيب التنظيمي، يجب على رئيس الوكالة أو المنظمة أو الوحدة الإدارية الجديدة أن يوجه على الفور بتسجيل فتح حسابات جديدة أو إعادة فتح حسابات للمنظمات والأفراد على نظام إدارة الوثائق والإدارة في المدينة؛ نظام الخدمة العامة؛ التسجيل لإصدار الأختام والشهادات الرقمية للخدمة العامة المتخصصة وفقا للأنظمة؛ التنسيق مع إدارة أرشيف المدينة التاريخي ووحدات إدارة تشغيل النظام والوحدات ذات الصلة لاستلام الوثائق وقواعد البيانات الوثائقية وفقاً لصلاحيات الإدارة المنصوص عليها في القانون.

يمكن الاطلاع على النص الكامل للتوجيه هنا chi-thi-06.pdf.

المصدر: https://hanoimoi.vn/bao-dam-cong-tac-van-thu-luu-tru-duoc-thong-suot-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-698653.html