Nhiều hồ sơ bị quá hạn tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận 3

Thanh tra TP HCM vừa ban hành kết luận thanh tra việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (gọi tắt là Giấy chứng nhận) trên địa bàn quận 3.

Có hồ sơ quá hạn hơn 1.000 ngày

Về giải quyết hồ sơ cấp Giấy chứng nhận (lần đầu) của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận 3 (viết tắt là Chi nhánh quận 3), Thanh tra TP HCM đã kiểm tra ngẫu nhiên 72/189 hồ sơ giải quyết (tỉ lệ 38%).

Theo Thanh tra TP HCM, căn cứ thời hạn trên Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả đối chiếu với ngày trả kết quả cho người sử dụng thì có 2/72 hồ sơ trước hạn (tỉ lệ 2,78%); 70/72 hồ sơ giải quyết quá hạn (tỉ lệ 97,2%). Trong đó, quá hạn nhiều nhất là 1.145 ngày (hơn 3 năm). Thanh tra TP HCM kết luận việc này là thực hiện không đúng quy định của Chính phủ và không đảm bảo thời hạn giải quyết theo quy định của UBND TP HCM).

Có 69/72 hồ sơ trễ hạn không thực hiện thư xin lỗi gửi cho người dân. Có 3/72 hồ sơ trễ hạn có thư xin lỗi, tuy nhiên chưa thực hiện đúng quy định của UBND TP HCM. 

Cũng theo kết luận thanh tra, việc phối hợp giữa các đơn vị thiếu chặt chẽ. Phần lớn hồ sơ khi chuyển giao các đơn vị không mở sổ theo dõi (gồm Chi nhánh quận 3, UBND phường, Văn phòng UBND quận 3), không có bảng kê tài liệu giao nhận. Các văn bản trao đổi không quy định thời hạn trả lời nên phần lớn các đơn vị thông tin chậm trễ, không có văn bản kịp thời đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị.

Thanh tra TP HCM nhận thấy việc phối hợp giữa các đơn vị không chặt chẽ, không kiểm soát đầy đủ thủ tục hành chính để kịp thời đôn đốc, nhắc nhở tiến độ giải quyết hồ sơ cấp Giấy chứng nhận lần đầu. Việc này là chưa đảm bảo nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông, không đúng quy định của UBND TP HCM.

Có 45/72 hồ sơ không có hồ sơ niêm yết công khai của UBND phường.

Chi nhánh quận 3 có thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, tuy nhiên phần lớn hồ sơ lưu trữ sắp xếp chưa khoa học, không theo trình tự, việc lập danh mục hồ sơ chưa đúng mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo quy định của Chính phủ về công tác văn thư. Có 22/72 hồ sơ Chi nhánh quận 3 không lưu trữ hồ sơ đầy đủ. 

Về giao dịch bảo đảm, tỉ lệ giải quyết quá hạn là 2.462/4.269 hồ sơ (chiếm tỉ lệ 57,67%). Thanh tra TP HCM cho biết mặc dù quy định thời gian giải quyết là 1 ngày, tuy nhiên nhiều hồ sơ Chi nhánh quận 3 giải quyết quá hạn nhiều nhất là 144 ngày.

Gây phiền hà

Về hồ sơ từ chối giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, qua kiểm tra 14/928 hồ sơ, Thanh tra TP HCM nhận thấy phần lớn hồ sơ từ chối giải quyết có nhiều lý do như về kỹ thuật địa chính (diện tích sai, tọa độ chưa đúng, ranh quy hoạch lộ giới, diện tích giữa bản vẽ và hiện trạng chưa đúng…). Chi nhánh quận 3 có văn bản hướng dẫn người dân đề nghị đơn vị Tư vấn đo đạc điều chỉnh bản vẽ hiện trạng nhà đất (bản vẽ hiện trạng này đã được kiểm tra nội nghiệp). Thanh tra TP HCM nhận định điều này gây phiền hà cho người dân.

Có nhiều hồ sơ hướng dẫn bổ sung nhiều lần (3 lần) là thực hiện không đúng Nghị định của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. 

Có 1 hồ sơ lập 2 bản vẽ hiện trạng có 2 đơn vị xác nhận kiểm tra nội nghiệp khác nhau (Chi nhánh quận 3, Phòng Quản lý đô thị và Phòng Tài nguyên và Môi trường quận 3) là thực hiện không đúng so với Quy trình 4114 về không yêu cầu lập 2 bản vẽ.

Cũng theo kết luận thanh tra, trong năm 2022 và 2023, Chi nhánh quận 3 đã tiếp nhận 76 đơn phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc cấp Giấy chứng nhận tại Chi nhánh quận 3. Trong đó, đã xử lý 67/76 đơn, chưa xử lý 9/76 đơn. Việc xử lý đơn còn một số thiếu sót.
Cụ thể, có 76/76 hồ sơ không có phiếu trình lãnh đạo.

Đối với 5 đơn phân loại là đơn khiếu nại thì phân loại đơn chưa đúng quy định của Thanh tra Chính phủ. Có 4/5 đơn không có kết quả xử lý. 

Đối với 2 đơn phân loại là đơn tố cáo, có 2/2 đơn không thực hiện việc xử lý đơn theo quy định (tố cáo người đứng đầu chi nhánh, không thuộc thẩm quyền, không hướng dẫn, hoặc chuyển cấp có thẩm quyền xử lý.

Trong 69 đơn phản ánh, kiến nghị thì  2/7 đơn nhận qua Cổng dịch vụ công Quốc gia, thời hạn xử lý, trả lời phản ánh, kiến nghị chưa đảm bảo thời gian theo quy định của Thủ tướng Chính phủ. Có 9/62 đơn tiếp nhận qua dịch vụ bưu chính, thời hạn xử lý chậm theo Văn bản của Văn phòng đăng ký đất đai TP HCM. Cạnh đó, có 25/62 đơn không có văn bản trả lời công dân. 

Thanh tra TP HCM cho biết các đơn trên có nội dung phản ánh thời hạn giải quyết chậm trễ, kéo dài thời gian cấp Giấy chứng nhận; phản ánh Chi nhánh quận 3 có nhiều văn bản đề nghị bổ sung hồ sơ nhiều lần (hơn 3 lần); chưa hướng dẫn cụ thể để hoàn tất hồ sơ cấp giấy chứng nhận; phản ánh việc xác định diện tích kéo dài (trong cấn ranh).

Thanh tra TP HCM cũng cho biết qua kiểm tra hồ sơ và làm việc với Chi nhánh quận 3, đơn vị này xác nhận nội dung người dân phản ánh là đúng.